Ein Event ohne klares Timing ist wie eine Reise ohne Karte. Selbst das beste Programm kann scheitern, wenn Zeit schlecht verteilt ist: Ermüdete Gäste, verrutschender Ablauf, hektisches Finale. So gelingen Regieplan und Zeitplan.
⏳ 1. Struktur des Events festlegen
Bevor Minuten verteilt werden, die Schlüsselschritte klären. Meist enthalten Events:
📌 Registrierung & Welcome – 15–30 Min.
📌 Eröffnung & Begrüßung – 5–10 Min.
📌 Hauptprogramm (Talks, Workshops, Panels) – 60–120 Min.
📌 Pausen, Coffee Breaks, Lunch – 15–60 Min.
📌 Unterhaltung, Interaktion, Networking – 30–60 Min.
📌 Abschluss, Zusammenfassung, Dank – 10–15 Min.
Wichtig: Nicht auf Maximum planen, kleinen Puffer einkalkulieren.
📋 2. Zeit richtig verteilen
❌ Fehler: 10 Vorträge am Stück ohne Pause.
✅ Lösung: Formate abwechseln, um das Publikum nicht zu überlasten.
💡 Goldene Regeln:
✔️ Ideal pro Vortrag 15–30 Min. (max. 40 bei sehr charismatischen Speakern).
✔️ Nach jedem Block — 5–10 Min. Pause/Interaktion.
✔️ Kein „schwerer“ Content am Ende — abends lieber leichte, emotionale Beiträge.
✔️ +5 Min. Puffer zwischen Blöcken für Unvorhergesehenes.
🎭 3. Regieplan: Details durchdenken
Timing = Uhrzeit; Regieplan = Was & Wie in jeder Minute. Enthält:
📌 Rolle der Moderation und Publikumsansprache.
📌 Übergaben zwischen Speakern und nach dem Talk.
📌 Raum-/Formatwechsel und Musik-Cues.
📌 Finale Akzente für einen starken Abschluss.
Beispiel:
🎤 „Moderation kündigt den Talk an. Danach kurzes In-App-Voting; animierte Ergebnisse auf der Leinwand; Kommentar der Moderation; nächster Speaker.“
Tipp: Probelauf machen — Realität erfordert oft Feinschliff.
☕ 4. Pausen & Coffee Breaks: Erholung einplanen
Fokussiertes Arbeiten hält ca. 45–60 Min., dann sinkt die Leistung.
📌 Empfehlungen:
✔️ Kurze Pausen 5–10 Min. alle 60–90 Min.
✔️ Große Pausen 30–60 Min. Lunch bei Tagesveranstaltungen.
✔️ Eigene Relax-Zone fürs Durchatmen & Gespräche.
💡 Gute Idee: Aktive Pausen — Mini-Dance, Atemübungen, Mini-Quest.
🛠 5. Chaos vermeiden & Zeit halten
🔹 Zeitplan für alle sichtbar machen; an Speaker & Crew ausgeben.
🔹 Timekeeper benennen (Koordinator/Technik).
🔹 Visuelle Signale nutzen: Timer, Karten „5 Minuten“, „1 Minute“.
🔹 Backup-Szenarien schreiben (Verspätung, Technikfehler → Plan B).
🎤 6. Abschluss: starkes letztes Bild
Die letzten 15 Minuten sind entscheidend:
📌 Key Takeaways zusammenfassen.
📌 Teilnehmer & Partner bedanken.
📌 Klarer Call-to-Action (Newsletter, Feedback, Anmeldung).
📌 Emotional enden: Video, inspirierender Speaker, starker Act.
📌 Fazit
Klarer Zeitplan + durchdachter Regieplan = Erfolg. Balance ist alles: Struktur ohne Überladung. Respektieren Sie die Zeit der Gäste, variieren Sie Formate und lassen Sie Raum für lebendige Emotionen. Welche Timing-Tricks helfen Ihnen?
