बार्टर कोलेबोरेशन: फ़ायदा या एक्स्ट्रा काम?

इवेंट्स में बार्टरिंग सुनने में अच्छी लगती है: कुछ लोग जगह देते हैं, दूसरे ऑडियंस लाते हैं; कुछ फ़ोटो और वीडियो लेते हैं, दूसरे मेंशन पोस्ट करते हैं; कुछ इक्विपमेंट में मदद करते हैं, दूसरे गेस्ट, पार्टनर या कंटेंट तक एक्सेस देते हैं।

कभी-कभी यह सच में काम करता है, खासकर तब जब दोनों पार्टी एक-दूसरे के लिए साफ़ वैल्यू रखती हैं: जगह को नए गेस्ट मिलते हैं, एक्सपर्ट को पोटेंशियल क्लाइंट मिलते हैं, ब्रांड को कंटेंट और पहचान मिलती है, और ऑर्गनाइज़र को ऐसा रिसोर्स मिलता है जिसके लिए पेमेंट करना मुश्किल या महंगा होता है।

लेकिन कभी-कभी इसका उल्टा भी होता है। बार्टरिंग कोलेबोरेशन में नहीं, बल्कि गैर-ज़रूरी काम में बदल सकती है: बहुत सारा कॉरेस्पोंडेंस, अप्रूवल, लोगो, पोस्ट, रिपोर्ट और इंतज़ार, जिसका लगभग कोई असली फ़ायदा नहीं होता।

आइए देखें कि क्या एक्सचेंज किया जा सकता है, कब बार्टरिंग फ़ायदेमंद है, और कब इससे बचना सबसे अच्छा है।

क्या एक्सचेंज किया जा सकता है

इवेंट इंडस्ट्री में, बार्टरिंग सिर्फ़ "एडवरटाइज़िंग के लिए जगह" के बारे में नहीं है। कई तरह के रिसोर्स एक्सचेंज किए जा सकते हैं।

जगह।

एक रेस्टोरेंट, कोवर्किंग स्पेस, होटल, गैलरी या कॉन्फ्रेंस हॉल किसी इवेंट के लिए जगह दे सकता है। बदले में, उन्हें ऑडियंस, मेंशन, फ़ोटो और वीडियो कंटेंट, और अपनी सर्विस दिखाने या एक्स्ट्रा प्रोडक्ट बेचने का मौका मिलता है।

ऑडियंस।

एक पार्टनर के पास एक मज़बूत कम्युनिटी, सब्सक्राइबर बेस, टेलीग्राम चैनल, लिंक्डइन ऑडियंस, या ऑफ़लाइन कम्युनिटी हो सकती है। ऐसा पार्टनर रजिस्ट्रेशन में मदद कर सकता है और लोगों को इवेंट में ला सकता है।

कंटेंट।

एक फ़ोटोग्राफ़र, वीडियोग्राफ़र, डिज़ाइनर, ब्लॉगर, या मीडिया आउटलेट इवेंट से मटीरियल बना सकता है: फ़ोटो, वीडियो, इंटरव्यू, शॉर्ट वीडियो, रिव्यू, या रिपोर्ट।

एक्सपर्टीज़।

एक स्पीकर, मॉडरेटर, फ़ैसिलिटेटर, वकील, मार्केटर, HR एक्सपर्ट, या कंसल्टेंट प्रेज़ेंट कर सकता है, सेशन, मास्टर क्लास, या कंसल्टिंग सेशन कर सकता है।

प्रमोशन।

इसमें सोशल मीडिया पर पब्लिकेशन, ईमेल न्यूज़लेटर, वेबसाइट प्लेसमेंट, पार्टनर कम्युनिटी में अनाउंसमेंट, या पोस्टर या एडवरटाइज़िंग मटीरियल में मेंशन शामिल हो सकता है।

टेक्निकल रिसोर्स।

इक्विपमेंट, लाइटिंग, साउंड, रजिस्ट्रेशन डेस्क, बैज, मटीरियल की प्रिंटिंग, एक ऑनलाइन प्लेटफ़ॉर्म, एक टिकटिंग सिस्टम, ब्रॉडकास्टिंग, या टेक्निकल सपोर्ट। सबसे बड़ी गलती यह मान लेना है कि इनमें से कोई भी रिसोर्स अपने आप दूसरे के बराबर है। यह सच नहीं है। 100 लोगों के लिए एक प्लेटफॉर्म और स्टोरीज़ में एक पोस्ट हमेशा सही नहीं होते। किसी जाने-माने एक्सपर्ट का एक घंटा और बैनर पर एक लोगो भी हमेशा बराबर नहीं होते।

बार्टरिंग कब फ़ायदेमंद होती है

बार्टरिंग तब समझ में आती है जब दोनों पार्टियों को साफ़ और मापने लायक फ़ायदे मिलें।

उदाहरण के लिए, कोई जगह एक छोटे बिज़नेस ब्रेकफ़ास्ट के लिए कमरा दे सकती है क्योंकि मेहमानों में उसकी टारगेट ऑडियंस शामिल होती है: एंटरप्रेन्योर, HR डायरेक्टर, इन्वेस्टर, या कॉर्पोरेट क्लाइंट। इस मामले में, जगह को सिर्फ़ एक "इन-हाउस इवेंट" ही नहीं, बल्कि संभावित क्लाइंट भी मिलते हैं।

या कोई फ़ोटोग्राफ़र किसी इवेंट की फ़ोटो मुफ़्त में ले सकता है, लेकिन उसे अपने पोर्टफ़ोलियो में फ़ोटो इस्तेमाल करने, पब्लिकेशन में फ़ीचर होने, और ऐसी ऑडियंस तक पहुँचने का अधिकार मिल जाता है जो असल में उसकी सर्विस बुक कर सकती है।

या कोई एक्सपर्ट मुफ़्त में बोल सकता है, लेकिन उसे अपना प्रोडक्ट पेश करने, कंसल्टेशन रिक्वेस्ट इकट्ठा करने, संभावित क्लाइंट से मिलने, और अपने पर्सनल ब्रांड के लिए प्रेज़ेंटेशन की रिकॉर्डिंग पाने का मौका मिलता है।

एक अच्छे बार्टर में आम तौर पर तीन खासियतें होती हैं:

• हर पार्टी के लिए साफ़ वैल्यू;

• योगदान और उम्मीद के मुताबिक फ़ायदे के बीच अनुपात;

• टाइमलाइन, फ़ॉर्मेट, और नतीजों पर खास एग्रीमेंट।

अगर कोई खास बातें नहीं हैं, तो बार्टरिंग अक्सर उम्मीदों पर आधारित होती है। और उम्मीदें सहयोग के लिए एक खराब नींव हैं।

जब बार्टर से एक्स्ट्रा काम बनता है

बार्टरिंग तब एक समस्या बन जाती है जब एक पार्टी असली रिसोर्स देती है, जबकि दूसरी सिर्फ़ "दिखावे" का वादा करती है।

उदाहरण के लिए, एक ऑर्गनाइज़र किसी वेन्यू से मुफ़्त में एक हॉल देने के लिए कहता है, बदले में "अच्छी ऑडियंस" का वादा करता है। लेकिन कोई जानकारी नहीं होती: कौन आएगा, कितने गेस्ट होंगे, उनकी सॉल्वेंसी क्या है, क्या वेन्यू इवेंट में रिप्रेजेंट होगा, और वे कमर्शियल नतीजे कैसे हासिल करेंगे।

या एक ब्लॉगर को एक पोस्ट के बदले इवेंट में मुफ़्त एंट्री का ऑफ़र दिया जाता है, लेकिन वह तीन स्टोरी, एक रील, एक अलग पोस्ट, टेक्स्ट का अप्रूवल, सभी पार्टनर की टैगिंग, एक स्टैटिस्टिक्स रिपोर्ट और पूरे इवेंट में अटेंडेंस की मांग करता है। कुछ समय बाद, यह बार्टर नहीं रह जाता, बल्कि बिना पेमेंट के फुल-टाइम काम बन जाता है।

या एक टेक्निकल पार्टनर इक्विपमेंट देता है, लेकिन बाद में पता चलता है कि उनसे इंस्टॉलेशन, डिसमेंटलिंग, ऑन-साइट स्टाफ़, अर्जेंट एडिट, एक्स्ट्रा केबल और तय स्कोप से ज़्यादा काम संभालने की उम्मीद की जाती है। फॉर्मली, यह "बार्टर" है, लेकिन असल में, यह एक फ्री कॉन्ट्रैक्ट सर्विस है।

खराब बार्टर आमतौर पर ऐसा दिखता है:

• कई अप्रूवल, लेकिन कोई साफ फायदा नहीं;

• जैसे-जैसे प्रोजेक्ट आगे बढ़ता है, ऑब्लिगेशन्स की मात्रा बढ़ती जाती है;

• एक पार्टी डायरेक्ट कॉस्ट उठाती है, दूसरी सिर्फ वादे करती है;

• कोई डेजिग्नेटेड व्यक्ति नहीं होता;

• डेडलाइन और फॉर्मेट फिक्स नहीं होते;

• इवेंट के बाद, यह पता लगाना नामुमकिन होता है कि कोई रिजल्ट आया या नहीं।

इस फॉर्मेट को कोलेबोरेशन नहीं कहना ही बेहतर है। यह बस एक अच्छे पैकेज में बिना पेमेंट का काम है।

कैसे पता करें कि यह राज़ी होने लायक है या नहीं

बार्टर के लिए राज़ी होने से पहले, कुछ सवाल पूछना ज़रूरी है।

हम असल में क्या दे रहे हैं?

उदाहरण के लिए: 4 घंटे का कमरा, एक टेलीग्राम पोस्ट, एक मेलिंग लिस्ट, 30 एडिट की हुई फ़ोटो, 40 मिनट का परफ़ॉर्मेंस, इक्विपमेंट, या प्लेटफ़ॉर्म एक्सेस।

हमें असल में क्या मिल रहा है?

ऑडियंस, कंटेंट, एप्लिकेशन, सेल्स, अवेयरनेस, पार्टनर तक एक्सेस, रेप्युटेशनल फ़ायदे, या फ़ॉर्मेट टेस्ट करने का मौका।

क्या इसे मापा जा सकता है?

रजिस्ट्रेशन, क्लिक, रीच, एप्लिकेशन, गेस्ट, मेंशन, इकट्ठा किए गए कॉन्टैक्ट, या इस्तेमाल किए गए प्रोमो कोड की संख्या।

इसमें कितना समय लगेगा?

कभी-कभी बार्टरिंग फ़्री लगती है, लेकिन इसमें टीम का बहुत ज़्यादा समय लगता है। अगर अप्रूवल, डिज़ाइन, पोस्ट, कोऑर्डिनेशन और रिपोर्टिंग की लागत सर्विस से ज़्यादा है, तो यह एक बुरा एक्सचेंज है।

क्या कोई रेप्युटेशनल फ़ायदा है?

हर चीज़ को पैसे से नहीं मापा जा सकता। किसी बड़े इवेंट में हिस्सा लेना, किसी अच्छी जगह के साथ पार्टनरशिप करना, या किसी अच्छी कम्युनिटी से जुड़ना फायदेमंद हो सकता है। लेकिन यह सोच-समझकर लिया गया फैसला होना चाहिए, न कि यह उम्मीद करना कि "शायद कुछ हो जाएगा।"

पहले से क्या डॉक्यूमेंट करना सबसे अच्छा है

भले ही बार्टर फ्रेंडली हो, एग्रीमेंट को लिखकर रखना सबसे अच्छा है। यह एक छोटा एग्रीमेंट, ईमेल कन्फर्मेशन, या शर्तों की तय लिस्ट हो सकती है।

इसमें ये बातें होनी चाहिए:

• कौन क्या देगा;

• तारीखें और डेडलाइन;

• सर्विस या रिसोर्स का स्कोप;

• प्रमोशनल और मेंशन फॉर्मेट;

• लोगो, लिंक और टैग की ज़रूरतें;

• खर्च कौन उठाएगा;

• क्या फोटो और वीडियो इस्तेमाल किए जा सकते हैं;

• अगर इवेंट कैंसिल हो जाता है तो क्या होगा;

• कोऑर्डिनेशन के लिए कौन ज़िम्मेदार है।

यह फालतू की ब्यूरोक्रेसी नहीं है। यह ऐसी स्थिति से बचने का एक तरीका है जहाँ एक पार्टनर को लगता है कि वे "सिर्फ़ वेन्यू" दे रहे हैं, जबकि दूसरा स्टाफ़, फ़र्नीचर, इक्विपमेंट, पानी, रजिस्ट्रेशन और सफ़ाई की उम्मीद करता है।

एक अच्छे बार्टर के उदाहरण

वेन्यू + ऑर्गेनाइज़र।

वेन्यू 3 घंटे के लिए एक कमरा देता है। ऑर्गेनाइज़र टारगेट ऑडियंस में से 50 गेस्ट लाता है, अनाउंसमेंट में वेन्यू का लोगो लगाता है, वेन्यू को वेलकम स्पीच के लिए 5 मिनट देता है, और इवेंट की प्रोफ़ेशनल फ़ोटो देता है।

एक्सपर्ट + इवेंट।

एक्सपर्ट फ़्री में बोलता है। ऑर्गेनाइज़र उन्हें उनके प्रेजेंटेशन की रिकॉर्डिंग, एक अलग अनाउंसमेंट, उनकी प्रोफ़ाइल का लिंक, कंसल्टेशन के लिए QR कोड लगाने का मौका और पोस्ट-रिलीज़ में मेंशन देता है।

मीडिया + ऑर्गेनाइज़र।

मीडिया इवेंट का अनाउंसमेंट और रिव्यू पब्लिश करता है। ऑर्गेनाइज़र मीडिया पार्टनर का स्टेटस, इवेंट पेज पर एक लोगो, स्पीकर्स का एक्सेस और एक्सक्लूसिव कंटेंट देता है।

टेक्निकल पार्टनर + कॉन्फ़्रेंस।

पार्टनर कुछ इक्विपमेंट देता है। ऑर्गनाइज़र उन्हें टेक्निकल पार्टनर के तौर पर लिस्ट करता है, वेन्यू और मटीरियल पर ब्रांडिंग करता है, और इंटरेस्टेड क्लाइंट्स के कॉन्टैक्ट इकट्ठा करने का मौका देता है।

इन सभी उदाहरणों में, वैल्यू साफ़ है। कोई भी "सिर्फ़ मदद नहीं कर रहा है।" हर पार्टी समझती है कि वे क्यों हिस्सा ले रहे हैं।

कब मना करना बेहतर है

अगर दूसरी पार्टी आपको मिलने वाले खास फ़ायदे के बारे में नहीं बता सकती है, तो बार्टर से मना करना बेहतर है। "बहुत सारे दिलचस्प लोग होंगे," "हम आपको हाईलाइट करेंगे," "हमारे पास एक अच्छा प्रोजेक्ट है," "बाद में पेड ऑर्डर होंगे" जैसे वाक्य काफ़ी नहीं हैं। ये सच हो सकते हैं, लेकिन ये कोई कमर्शियल ऑफ़र नहीं हैं।

अगर कोई आपसे फ़ुल-टाइम काम मांगता है लेकिन इसे "मौका" कहता है, तो भी आपको मना कर देना चाहिए। मौका तब होता है जब आपको ऑडियंस, मार्केट, कंटेंट या पार्टनरशिप तक एक्सेस मिलता है। बिना किसी साफ़ नतीजे के फ़्री काम कोई मौका नहीं है।

नतीजा

बार्टर कोलेबोरेशन इवेंट्स के लिए एक उपयोगी टूल हो सकता है। वे कम बजट में प्रोजेक्ट लॉन्च करने, पार्टनरशिप बनाने, प्रमोशन बढ़ाने और अटेंडीज़ के लिए एक्स्ट्रा वैल्यू बनाने में मदद करते हैं। लेकिन अच्छे बार्टर के लिए पेड सर्विस जैसा ही प्रोफेशनल तरीका अपनाना ज़रूरी है। आपको यह समझना होगा कि असल में क्या एक्सचेंज हो रहा है, हर पार्टी को क्या फ़ायदा मिल रहा है, और रिज़ल्ट को कैसे मापा जाए।

सही सवाल यह नहीं है कि क्या बिना पैसे के कुछ किया जा सकता है। सही सवाल यह है: क्या हर पार्टी को अपने इन्वेस्टमेंट के हिसाब से वैल्यू मिलती है?

आपके बारे में क्या: क्या बार्टर कोलेबोरेशन अक्सर आपके इवेंट में मदद करते हैं या और ज़्यादा काम पैदा करते हैं?