Gli ospiti VIP e gli speaker sono il volto del tuo evento. Creano la prima ondata di fiducia, attirano l’attenzione e spesso diventano i protagonisti. Più alto è lo status, più alte sono le aspettative.
La gestione professionale dei VIP non è solo servizio e cortesia: è sistema, cura del dettaglio e comunicazione chiara. Ecco una guida passo-passo.
🧭 1. Prima dell’evento: l’attenzione come segno di rispetto
✔️ Approccio personalizzato fin dall’inizio
Evita email standard. L’indirizzo deve essere nominale e contestualizzato.
📌 Cosa inviare:
– Invito personale da parte dell’organizzatore/fondatore
– Programma breve con il ruolo evidenziato
– Offerta di supporto logistico (hotel, transfer, ecc.)
– Contatto di un coordinatore dedicato
💡 Consiglio: Fai percepire un apprezzamento autentico, non formale.
🧳 2. Logistica e comfort: niente al caso
✔️ Organizza:
– Transfer personale
– Accreditamento rapido (ingresso dedicato/fast track)
– Accesso a zona/lounge VIP
– Assistente o coordinatore presente tutto il giorno
📌 Controlla in anticipo:
– Hotel in linea con gli standard dell’ospite
– Preferenze (dieta, sicurezza, riservatezza)
– Camerino/palco pronti
💡 Nota: Il comfort del VIP è responsabilità tua. Se è spaesato o manca l’acqua, è un errore organizzativo.
🎤 3. Lavorare con gli speaker: preparazione, attenzione, supporto
✔️ Brief 3–7 giorni prima:
– Tema e aspettative
– Durata
– Formato (monologo, dialogo, panel)
– Q&A dal pubblico?
– Quali visual sono consentiti
📌 Chiarisci:
– Necessità in palco: acqua, tablet, puntatore, teleprompter
– Chi li presenterà
– Stile di erogazione personale
💡 Ottima mossa: Proporre una prova il giorno prima, soprattutto per la keynote.
📱 4. Durante l’evento — sempre reperibili
✔️ Nomina un coordinatore dedicato con:
– Telefono carico
– Accesso a tutti i contatti
– Accesso a tutte le aree
– Capacità di risolvere rapidamente senza panico
📌 Il coordinatore deve:
– Accogliere l’ospite
– Accompagnarlo nelle aree previste
– Spiegare il programma
– Avvisare 10–15 minuti prima della salita sul palco
💡 Obiettivo: Trasmettere calma, fiducia e professionalità.
🤝 5. Dopo l’evento: ringraziamenti e follow-up
✔️ Invia:
– Lettera di ringraziamento personalizzata
– Foto/video della partecipazione
– Report/sintesi dell’evento
– Proposta per future collaborazioni (se opportuno)
📌 Possibili attenzioni:
– Regalo personalizzato
– Ringraziamento pubblico sui social
– Certificato/riconoscimento
💡 Fondamentale: Far percepire il valore del suo contributo.
🚫 6. Errori da evitare
❌ Ignorare le richieste dello speaker
❌ Affidare un accompagnatore non competente
❌ Dimenticare transfer o catering
❌ Pubblicare contenuti senza consenso
❌ Non preparare il presentatore all’introduzione del VIP
📌 Conclusione
La gestione di VIP e speaker è l’apice dell’organizzazione eventi. Oltre alle regole, contano finezza e timing. Rispetto, attenzione, supporto puntuale e sensazione di «tutto sotto controllo» fanno sì che tornino volentieri.
Quali esempi ti ispirano?
