VIP-гости и спикеры — это лицо вашего мероприятия. Именно они формируют первую волну доверия, привлекают внимание и зачастую становятся его главными героями. Но важно помнить: чем выше статус участника, тем выше ожидания.
Грамотная работа с VIP-гостями — это не только сервис и вежливость, но и система, внимание к деталям и чёткая коммуникация. Ниже — пошаговое руководство, как выстроить эту работу профессионально.
________________________________________
🧭 1. Подготовка до мероприятия: внимание, как проявление уважения
✔️ Персональный подход с самого начала
Не рассылайте шаблонные письма. Обращение к VIP-гостю должно быть именным, с пониманием его контекста.
📌 Что отправить:
– Личное приглашение от организатора/основателя
– Краткая программа с выделением его роли
– Предложение помощи в логистике (бронирование отеля, трансфер и т.п.)
– Контакт персонального координатора
💡 Совет: покажите, что вы цените его участие не формально, а по-настоящему.
________________________________________
🧳 2. Логистика и комфорт: ни одной мелочи на самотёк
✔️ Организуйте:
– Персональный трансфер
– Быструю регистрацию (отдельный вход или fast-track)
– Доступ в VIP-зону/лаунж
– Помощника или координатора, который рядом весь день
📌 Заранее проверьте:
– Подходит ли гостиница по стандарту гостя
– Есть ли особые предпочтения (диета, безопасность, конфиденциальность)
– Всё ли готово в гримёрной/зал для выступления
💡 Комфорт VIP-гостя — ваша ответственность. Если он нервничает, не понимает, куда идти, или не может найти воду — это организационный провал.
________________________________________
🎤 3. Работа со спикерами: подготовка, внимание, поддержка
✔️ Проводите брифинг за 3–7 дней до мероприятия:
– Тема и ожидания от выступления
– Продолжительность
– Формат (монолог, диалог, панель)
– Вопросы из зала — будут ли?
– Какой визуал можно использовать
📌 Уточните:
– Что им нужно на сцене: вода, планшет, указка, телесуфлёр
– Кто будет их представлять
– Есть ли у них особый стиль подачи контента
💡 Отличный ход: предложите прогнать речь накануне, особенно если это ключевое выступление.
________________________________________
📱 4. На самом мероприятии — всегда на связи
✔️ Назначьте персонального координатора, у которого:
– Заряженный телефон
– Доступ ко всем контактам
– Доступ в любую зону
– Умение быстро решать вопросы без паники
📌 Координатор должен:
– Встретить гостя
– Проводить на нужную зону
– Объяснить программу
– Предупредить за 10–15 минут до выхода на сцену
💡 Ваша задача — создать ощущение спокойствия, уверенности и профессионализма.
________________________________________
🤝 5. После мероприятия: благодарность и продолжение общения
✔️ Отправьте:
– Персональное письмо с благодарностью
– Фото/видео с участием VIP-гостя
– Отчёт/резюме мероприятия
– Предложение участия в будущем (если уместно)
📌 Можно добавить приятный штрих:
– Персонализированный подарок
– Благодарность в соцсетях
– Сертификат/награда за вклад в мероприятие
💡 Главное — чтобы гость понял: его вклад был важен, а вы — команда, с которой приятно работать.
________________________________________
🚫 6. Ошибки, которых стоит избегать
❌ Игнорировать запросы спикера (даже если они кажутся «слишком»)
❌ Назначать некомпетентного сопровождающего
❌ Забывать о трансфере или питании
❌ Публиковать фото/видео без согласия
❌ Не подготовить ведущего к представлению VIP-персоны
________________________________________
📌 Итог
Работа с VIP-гостями и спикерами — это высший уровень организаторского мастерства. Тут важны не только правила, но и тонкость. Уважение, внимание, своевременная поддержка и ощущение «всё под контролем» — вот залог того, что ваши спикеры захотят вернуться снова.
А какие примеры отличной работы с VIP-гостями вдохновили вас?