Tauschhandel in der Eventbranche klingt verlockend: Manche stellen den Veranstaltungsort, andere bringen das Publikum; manche machen Fotos und Videos, andere posten Erwähnungen; manche helfen mit Equipment, andere verschaffen Zugang zu Gästen, Partnern oder Inhalten.
Manchmal funktioniert es tatsächlich, besonders wenn beide Seiten einen klaren Mehrwert füreinander haben: Der Veranstaltungsort gewinnt neue Gäste, der Experte potenzielle Kunden, die Marke erhält Inhalte und Bekanntheit, und der Organisator erhält eine Ressource, die sonst schwer oder teuer zu beschaffen wäre.
Manchmal läuft es aber auch andersherum. Tauschhandel kann sich nicht in Zusammenarbeit, sondern in unnötige Arbeit verwandeln: viel Korrespondenz, Genehmigungen, Logos, Posts, Berichte und Warten – fast ohne wirklichen Nutzen.
Schauen wir uns an, was getauscht werden kann, wann Tauschhandel sinnvoll ist und wann man ihn besser vermeiden sollte.
Was kann getauscht werden?
In der Eventbranche geht es beim Tauschhandel nicht nur um „Werbeflächen“. Verschiedene Ressourcen können getauscht werden.
Veranstaltungsort.
Ein Restaurant, ein Coworking-Space, ein Hotel, eine Galerie oder ein Konferenzsaal können Räumlichkeiten für eine Veranstaltung zur Verfügung stellen. Im Gegenzug erhalten sie ein Publikum, Erwähnungen, Foto- und Videomaterial sowie die Möglichkeit, ihre Dienstleistungen zu präsentieren oder zusätzliche Produkte zu verkaufen.
Publikum.
Ein Partner verfügt möglicherweise über eine starke Community, eine Abonnentenbasis, einen Telegram-Kanal, ein LinkedIn-Netzwerk oder eine Offline-Community. Ein solcher Partner kann bei der Anmeldung helfen und Teilnehmer für die Veranstaltung gewinnen.
Inhalte.
Ein Fotograf, Videograf, Designer, Blogger oder ein Medienunternehmen kann Material von der Veranstaltung erstellen: Fotos, Videos, Interviews, Kurzvideos, Rezensionen oder Berichte.
Expertise.
Ein Redner, Moderator, Dozent, Anwalt, Marketingexperte, HR-Experte oder Berater kann einen Vortrag halten, eine Session, einen Masterclass oder eine Beratungssitzung leiten.
Werbung.
Dies kann Veröffentlichungen in sozialen Medien, E-Mail-Newsletter, Website-Platzierungen, eine Ankündigung in der Partner-Community oder eine Erwähnung auf einem Poster oder in Werbematerialien umfassen.
Technische Ressourcen.
Ausrüstung, Beleuchtung, Tontechnik, Anmeldeschalter, Namensschilder, Drucksachen, eine Online-Plattform, ein Ticketsystem, Übertragung oder technischer Support.
Der Hauptfehler besteht darin anzunehmen, dass eine dieser Ressourcen automatisch gleichwertig mit einer anderen ist. Das stimmt nicht. Eine Plattform für 100 Personen und ein einzelner Beitrag in den Stories sind nicht immer ein fairer Tausch. Auch eine Stunde mit einem anerkannten Experten und ein Logo auf einem Banner sind nicht immer gleichwertig.
Wann Tauschhandel vorteilhaft ist
Tauschhandel ist sinnvoll, wenn beide Parteien klare und messbare Vorteile erhalten.
Beispielsweise stellt ein Veranstaltungsort einen Raum für ein exklusives Geschäftsfrühstück zur Verfügung, da die Gäste zur Zielgruppe gehören: Unternehmer, Personalverantwortliche, Investoren oder Firmenkunden. In diesem Fall erhält der Veranstaltungsort nicht nur eine interne Veranstaltung, sondern auch potenzielle Kunden.
Oder ein Fotograf fotografiert eine Veranstaltung kostenlos, erhält aber das Recht, die Fotos in seinem Portfolio zu verwenden, in Publikationen veröffentlicht zu werden und Zugang zu einem Publikum zu erhalten, das ihn möglicherweise buchen könnte.
Oder ein Experte hält einen Vortrag kostenlos, erhält aber die Möglichkeit, sein Produkt zu präsentieren, Beratungsanfragen zu sammeln, potenzielle Kunden kennenzulernen und eine Aufzeichnung des Vortrags für sein persönliches Image zu erhalten.
Ein guter Tauschhandel zeichnet sich typischerweise durch drei Merkmale aus:
• klarer Wert für jede Partei;
• Verhältnismäßigkeit zwischen Beitrag und erwartetem Nutzen;
• konkrete Vereinbarungen zu Zeitrahmen, Format und Ergebnissen.
Wenn keine konkreten Vereinbarungen getroffen werden, basiert Tauschhandel oft auf Erwartungen. Erwartungen sind eine schlechte Grundlage für Zusammenarbeit.
Wenn Tauschhandel zu Mehrarbeit führt
Tauschhandel wird dann problematisch, wenn eine Partei eine reale Ressource bereitstellt, während die andere lediglich „den Schein“ verspricht.
Beispielsweise bittet ein Veranstalter einen Veranstaltungsort um die kostenlose Bereitstellung eines Saals und verspricht im Gegenzug ein „gutes Publikum“. Es fehlen jedoch Informationen: Wer wird teilnehmen, wie viele Gäste werden erwartet, wie zahlungsfähig sind sie, wird der Veranstaltungsort auf der Veranstaltung vertreten sein und wie sollen kommerzielle Ergebnisse erzielt werden?
Oder einem Blogger wird freier Eintritt zu einer Veranstaltung im Austausch für einen Blogbeitrag angeboten, er verlangt jedoch drei Artikel, ein Video, einen separaten Blogbeitrag, die Freigabe des Textes, die Verlinkung aller Partner, einen Statistikbericht und die Anwesenheit bei der gesamten Veranstaltung. Irgendwann handelt es sich nicht mehr um Tauschhandel, sondern um unbezahlte Vollzeitarbeit.
Oder ein technischer Partner stellt Ausrüstung zur Verfügung, von dem später erwartet wird, dass er Installation, Abbau, Personal vor Ort, dringende Änderungen, zusätzliche Kabel und Arbeiten über den vereinbarten Umfang hinaus übernimmt. Formal gesehen handelt es sich um „Tauschhandel“, in Wirklichkeit aber um eine unbezahlte Dienstleistung.
Schlechter Tauschhandel sieht typischerweise so aus:
• Viele Genehmigungen, aber kein klarer Nutzen;
• Der Umfang der Verpflichtungen steigt mit dem Projektfortschritt;
• Eine Partei trägt die direkten Kosten, die andere gibt nur Versprechen ab;
• Es gibt keine benannte Ansprechperson;
• Fristen und Formate sind nicht festgelegt;
• Im Nachhinein lässt sich nicht feststellen, ob ein Ergebnis erzielt wurde.
Diese Form der Zusammenarbeit sollte man besser nicht als Kooperation bezeichnen. Es ist schlichtweg unbezahlte Arbeit in einer ansprechenden Verpackung.
Wie man erkennt, ob sich ein Tausch lohnt
Bevor man einem Tauschgeschäft zustimmt, sollte man sich einige Fragen stellen.
Was genau geben wir?
Zum Beispiel: einen 4-Stunden-Raum, einen Telegram-Beitrag, eine Mailingliste, 30 bearbeitete Fotos, einen 40-minütigen Auftritt, Equipment oder Zugang zu einer Plattform.
Was genau erhalten wir?
Reichweite, Inhalte, Bewerbungen, Umsatzsteigerung, Bekanntheit, Zugang zu einem Partner, Reputationsvorteile oder die Möglichkeit, ein Format zu testen.
Ist das messbar?
Anzahl der Registrierungen, Klicks, Reichweite, Bewerbungen, Gäste, Erwähnungen, gesammelte Kontakte oder verwendete Gutscheincodes.
Wie lange dauert es?
Manchmal erscheint ein Tauschgeschäft kostenlos, beansprucht aber zu viel Zeit des Teams. Wenn Genehmigungen, Design, Beiträge, Koordination und Reporting mehr kosten als die Leistung selbst, ist es ein schlechter Tausch.
Gibt es einen Reputationsvorteil?
Nicht alles lässt sich in Geld messen. Die Teilnahme an einer hochkarätigen Veranstaltung, die Partnerschaft mit einem renommierten Veranstaltungsort oder der Zugang zu einer hochwertigen Community können wertvoll sein. Es sollte jedoch eine bewusste Entscheidung sein und nicht auf gut Glück getroffen werden.
Was sollte man im Vorfeld dokumentieren?
Selbst bei einer freundschaftlichen Vereinbarung ist es ratsam, diese schriftlich festzuhalten. Dies kann eine kurze Vereinbarung, eine E-Mail-Bestätigung oder eine Liste der vereinbarten Bedingungen sein.
Die Vereinbarung sollte Folgendes beinhalten:
• Wer stellt was bereit?
Termine und Fristen?
Umfang der Leistungen oder Ressourcen?
Formate für Werbung und Erwähnungen?
Anforderungen an Logos, Links und Tags?
Wer trägt die Kosten?
Dürfen Fotos und Videos verwendet werden?
Was passiert bei einer Absage der Veranstaltung?
Wer ist für die Koordination verantwortlich?
Dies ist keine unnötige Bürokratie. Es dient dazu, Situationen zu vermeiden, in denen ein Partner glaubt, er stelle „nur den Veranstaltungsort“ zur Verfügung, während der andere Personal, Mobiliar, Equipment, Wasser, Registrierung und Reinigung erwartet. Beispiele für eine sinnvolle Tauschbeziehung:
Veranstaltungsort + Organisator.
Der Veranstaltungsort stellt einen Raum für 3 Stunden zur Verfügung. Der Organisator bringt 50 Gäste aus der Zielgruppe mit, platziert das Logo des Veranstaltungsortes in der Ankündigung, stellt dem Veranstaltungsort 5 Minuten für eine Begrüßungsrede zur Verfügung und liefert professionelle Fotos der Veranstaltung.
Experte + Veranstaltung.
Der Experte hält einen Vortrag unentgeltlich. Der Organisator stellt ihm eine Aufzeichnung seines Vortrags, eine separate Ankündigung, einen Link zu seinem Profil, die Möglichkeit zur Einbindung eines QR-Codes für eine Beratung und eine Erwähnung in der Pressemitteilung zur Verfügung.
Medien + Organisator.
Die Medien veröffentlichen die Ankündigung und einen Bericht über die Veranstaltung. Der Organisator gewährt den Medienpartnern den Status eines Partners, ein Logo auf der Veranstaltungsseite, Zugang zu den Referenten und exklusive Inhalte.
Technikpartner + Konferenz.
Der Partner stellt einen Teil der Ausrüstung bereit. Der Organisator führt ihn als Technikpartner auf, platziert sein Branding am Veranstaltungsort und in den Materialien und bietet die Möglichkeit, Kontakte interessierter Kunden zu sammeln.
In all diesen Beispielen ist der Nutzen klar. Niemand „hilft einfach nur“. Jede Partei versteht, warum sie teilnimmt. Wann ist es besser, abzulehnen?
Es ist ratsam, einen Tauschhandel abzulehnen, wenn die andere Partei den konkreten Nutzen, den Sie erhalten, nicht erklären kann. Aussagen wie „Es werden viele interessante Leute da sein“, „Wir werden Sie hervorheben“, „Wir haben ein vielversprechendes Projekt“ oder „Es wird später bezahlte Aufträge geben“ reichen nicht aus. Diese Aussagen mögen zwar zutreffen, stellen aber kein kommerzielles Angebot dar.
Sie sollten auch ablehnen, wenn Ihnen jemand eine Vollzeitstelle anbietet, diese aber als „Chance“ bezeichnet. Eine Chance entsteht, wenn Sie Zugang zu einem Publikum, einem Markt, Inhalten oder einer Partnerschaft erhalten. Kostenlose Arbeit ohne klares Ergebnis ist keine Chance.
Fazit:
Tauschhandel kann ein nützliches Instrument für Veranstaltungen sein. Er hilft, Projekte mit einem kleineren Budget zu starten, Partnerschaften aufzubauen, die Werbung zu verbessern und den Teilnehmern einen Mehrwert zu bieten.
Ein erfolgreicher Tauschhandel erfordert jedoch dieselbe professionelle Herangehensweise wie eine bezahlte Dienstleistung. Sie müssen genau verstehen, was ausgetauscht wird, welchen Nutzen jede Partei erhält und wie der Erfolg messbar ist.
Die richtige Frage ist nicht, ob etwas ohne Geld möglich ist. Die entscheidende Frage lautet: Erhält jede Partei einen Gegenwert für ihre Investition?
Und Sie: Tragen Tauschgeschäfte häufig zu einer erfolgreichen Veranstaltung bei oder verursachen sie nur zusätzlichen Aufwand?
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