VIP-Gäste und Speaker sind das Gesicht Ihrer Veranstaltung. Sie schaffen das erste Vertrauen, ziehen Aufmerksamkeit an und werden oft zu den Hauptakteuren. Je höher der Status, desto höher die Erwartungen.
Professionelles VIP-Management bedeutet nicht nur Service und Höflichkeit, sondern System, Detailgenauigkeit und klare Kommunikation. Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden.
🧭 1. Vorbereitung vor dem Event: Aufmerksamkeit als Respekt
✔️ Persönlicher Ansatz von Anfang an
Keine Serienmails. Die Ansprache muss namentlich und kontextbewusst sein.
📌 Was senden?
– Persönliche Einladung vom Veranstalter/Founder
– Kurzprogramm mit Hervorhebung der Rolle
– Hilfe bei Logistik (Hotel, Transfer etc.)
– Kontakt des persönlichen Koordinators
💡 Tipp: Zeigen Sie echtes, nicht formales Interesse.
🧳 2. Logistik & Komfort: nichts dem Zufall überlassen
✔️ Organisieren Sie:
– Persönlichen Transfer
– Schnelles Check-in (separater Eingang/Fast Track)
– Zugang zur VIP-Zone/Lounge
– Assistent:in oder Koordinator:in für den ganzen Tag
📌 Vorab prüfen:
– Passt das Hotel zum Standard des Gastes?
– Besondere Wünsche (Ernährung, Sicherheit, Vertraulichkeit)?
– Ist die Maske/Backstage/Bühne vorbereitet?
💡 Merke: Komfort des VIP ist Ihre Verantwortung. Orientierungslosigkeit oder fehlendes Wasser = Orga-Fehler.
🎤 3. Zusammenarbeit mit Speakern: Vorbereitung, Zuwendung, Support
✔️ Briefing 3–7 Tage vorher:
– Thema & Erwartung an den Vortrag
– Dauer
– Format (Monolog, Dialog, Panel)
– Q&A aus dem Publikum?
– Welche Visuals sind erlaubt?
📌 Klären Sie:
– Bühnenbedarf: Wasser, Tablet, Presenter, Teleprompter
– Wer stellt sie/ihn vor?
– Besonderer Präsentationsstil?
💡 Starker Move: Generalprobe am Vortag anbieten, v. a. bei Keynotes.
📱 4. Während des Events – immer erreichbar
✔️ Persönliche:r Koordinator:in mit:
– Vollem Akku
– Zugriff auf alle Kontakte
– Zutritt zu allen Zonen
– Ruhe und Lösungskompetenz
📌 Aufgaben:
– Gast empfangen
– Zur richtigen Zone begleiten
– Programm erklären
– 10–15 Min. vor Bühnenauftritt erinnern
💡 Ziel: Ruhe, Sicherheit, Professionalität vermitteln.
🤝 5. Nach dem Event: Dank & Beziehung fortführen
✔️ Senden Sie:
– Persönliches Dankesschreiben
– Foto/Video mit dem VIP
– Event-Report/Executive Summary
– Einladung zu künftiger Zusammenarbeit (falls passend)
📌 Nette Extras:
– Personalisierte Aufmerksamkeit/Geschenk
– Öffentlicher Dank in Social Media
– Zertifikat/Auszeichnung
💡 Wichtig: Der Gast soll spüren, wie wertvoll sein Beitrag war.
🚫 6. Häufige Fehler vermeiden
❌ Speaker-Wünsche ignorieren
❌ Ungeeignete Begleitung einsetzen
❌ Transfer oder Verpflegung vergessen
❌ Fotos/Videos ohne Einwilligung posten
❌ Moderator:in nicht auf VIP-Intro vorbereiten
📌 Fazit
VIP- & Speaker-Betreuung ist die Königsklasse der Eventorganisation. Neben Regeln zählen Feingefühl und Timing. Respekt, Aufmerksamkeit, rechtzeitiger Support und das Gefühl „alles im Griff“ sorgen dafür, dass Ihre Speaker gern wiederkommen.
Welche Best Practices inspirieren Sie?
