Convidados VIP e palestrantes são a cara do seu evento. Eles criam a primeira onda de confiança, atraem atenção e muitas vezes viram protagonistas. Quanto maior o status, maiores as expectativas.
Atender VIPs com profissionalismo é mais que serviço e cordialidade: é sistema, detalhe e comunicação clara. Abaixo, um passo a passo.
🧭 1. Antes do evento: atenção como demonstração de respeito
✔️ Abordagem personalizada desde o começo
Evite e-mails padronizados. A mensagem deve ser nominal e contextualizada.
📌 O que enviar:
– Convite pessoal do organizador/fundador
– Programa breve destacando o papel do convidado
– Oferta de apoio logístico (hotel, transfer etc.)
– Contato de um coordenador dedicado
💡 Dica: Mostre apreço genuíno, não apenas formal.
🧳 2. Logística e conforto: nada ao acaso
✔️ Organize:
– Transfer pessoal
– Credenciamento rápido (entrada dedicada/fast track)
– Acesso a área/lounge VIP
– Assistente ou coordenador ao lado o dia todo
📌 Verifique antes:
– Hotel compatível com o padrão do convidado
– Preferências (dieta, segurança, confidencialidade)
– Camarim/palco prontos
💡 Lembre: O conforto do VIP é sua responsabilidade. Se ele se perde ou falta água, é falha de organização.
🎤 3. Com palestrantes: preparação, atenção, suporte
✔️ Briefing 3–7 dias antes:
– Tema e expectativas
– Duração
– Formato (monólogo, diálogo, painel)
– Haverá perguntas do público?
– Quais visuais podem ser usados
📌 Esclareça:
– Necessidades de palco: água, tablet, apontador, teleprompter
– Quem fará a apresentação do palestrante
– Estilo próprio de apresentação
💡 Boa prática: Ofereça ensaio na véspera, sobretudo para keynotes.
📱 4. No dia — sempre em contato
✔️ Designe um coordenador pessoal com:
– Telefone carregado
– Acesso a todos os contatos
– Acesso a todas as áreas
– Capacidade de resolver rápido e com calma
📌 O coordenador deve:
– Recepcionar o convidado
– Conduzi-lo às áreas corretas
– Explicar o programa
– Avisar 10–15 minutos antes do palco
💡 Objetivo: Gerar sensação de calma, confiança e profissionalismo.
🤝 5. Pós-evento: agradecimento e relacionamento
✔️ Envie:
– Agradecimento personalizado
– Fotos/vídeos de sua participação
– Relatório/resumo do evento
– Convite para futuras participações (se fizer sentido)
📌 Toques de gentileza:
– Presente personalizado
– Agradecimento público nas redes
– Certificado/homenagem
💡 Essencial: Que o convidado perceba o valor da sua contribuição.
🚫 6. Erros a evitar
❌ Ignorar solicitações do palestrante
❌ Designar acompanhante incompetente
❌ Esquecer de transfer ou alimentação
❌ Publicar fotos/vídeos sem consentimento
❌ Não preparar o mestre de cerimônias para a apresentação do VIP
📌 Conclusão
Cuidar de VIPs e palestrantes é o ápice da produção de eventos. Além das regras, contam sutileza e timing. Respeito, atenção, suporte oportuno e sensação de “tudo sob controle” fazem com que queiram voltar.
Quais boas práticas te inspiram?
