Les VIP et les intervenants sont le visage de votre événement. Ils instaurent la confiance, attirent l’attention et en deviennent souvent les protagonistes. Plus le statut est élevé, plus les attentes le sont aussi.
Un accompagnement professionnel des VIP, c’est un système, de l’attention au détail et une communication claire — au-delà du simple service. Voici un guide pas à pas.
🧭 1. Avant l’événement : l’attention comme marque de respect
✔️ Approche personnalisée dès le départ
Évitez les messages standard. L’adresse doit être nominative et contextualisée.
📌 À envoyer :
– Invitation personnelle de l’organisateur/fondateur
– Programme concis avec mise en avant de son rôle
– Proposition d’aide logistique (hôtel, transfert, etc.)
– Contact d’un coordinateur dédié
💡 Conseil : Montrez une appréciation sincère, pas formelle.
🧳 2. Logistique & confort : ne rien laisser au hasard
✔️ À organiser :
– Transfert personnalisé
– Accréditation rapide (entrée dédiée / fast-track)
– Accès zone VIP / lounge
– Assistant ou coordinateur présent toute la journée
📌 À vérifier en amont :
– L’hôtel correspond-il à ses standards ?
– Préférences particulières (régime, sécurité, confidentialité)
– Loge / scène prêtes ?
💡 À retenir : Le confort du VIP est votre responsabilité. S’il se perd ou manque d’eau, c’est un couac d’organisation.
🎤 3. Avec les intervenants : préparation, attention, soutien
✔️ Brief 3–7 jours avant :
– Thème et attentes
– Durée
– Format (mono, duo, table ronde)
– Questions du public ?
– Visuels autorisés
📌 À préciser :
– Besoins scéniques : eau, tablette, pointeur, prompteur
– Qui fera l’introduction ?
– Style de présentation particulier ?
💡 Bon réflexe : Proposer une répétition la veille, surtout pour une keynote.
📱 4. Le jour J — toujours joignable
✔️ Désignez un coordinateur dédié avec :
– Téléphone chargé
– Accès à tous les contacts
– Accès à toutes les zones
– Sang-froid et sens de la solution
📌 Il/elle doit :
– Accueillir le VIP
– L’accompagner aux espaces concernés
– Expliquer le déroulé
– Prévenir 10–15 min avant de monter sur scène
💡 Objectif : Installer calme, confiance et professionnalisme.
🤝 5. Après l’événement : remerciements & suivi
✔️ Envoyez :
– Message de remerciement personnalisé
– Photos/vidéos de sa participation
– Compte rendu / résumé exécutif
– Proposition pour un futur format (si pertinent)
📌 Touches appréciées :
– Cadeau personnalisé
– Remerciement public sur les réseaux
– Certificat / distinction
💡 L’essentiel : Qu’il/elle sente l’importance de sa contribution.
🚫 6. Erreurs à éviter
❌ Ignorer les demandes de l’intervenant
❌ Assigner un accompagnant non qualifié
❌ Oublier transfert ou restauration
❌ Publier des visuels sans accord
❌ Ne pas briefer l’animateur sur l’introduction VIP
📌 Conclusion
La gestion des VIP et des intervenants, c’est le sommet du savoir-faire événementiel. Au-delà des procédures, la finesse compte. Respect, attention, soutien opportun et sentiment de contrôle — c’est la clé pour les faire revenir.
Quelles bonnes pratiques vous inspirent ?
