Les partenaires et les sponsors ne sont pas seulement une source de financement, mais aussi une partie essentielle de l’image d’un événement. Un bon partenaire peut renforcer la confiance, élargir l’audience et apporter de la valeur aux participants. Cependant, les attirer est tout un art. Cet article explique comment négocier et conclure des partenariats gagnant-gagnant.
1. La préparation représente 80 % du succès
Avant d’envoyer un message ou de fixer une rencontre, soyez clair sur :
- Ce que vous proposez.
- Ce que vous attendez du partenaire.
- Pourquoi votre projet l’intéressera.
Préparez une présentation ou un dossier comprenant :
- Le concept de l’événement.
- Le public cible (âge, intérêts, professions).
- La portée potentielle et les actions de communication.
- Les formes de participation du partenaire (logos, stands, interventions, cadeaux, etc.).
- Les formules de partenariat (or, argent, informatif).
Personnalisez chaque offre : cela montre que vous avez étudié son activité et compris ses besoins.
2. Comment établir le contact
Votre message ne doit pas être une simple demande d’argent. Il doit être bref, clair et axé sur la valeur mutuelle, avec des supports visuels si possible.
Exemple :
« Bonjour, nous organisons un événement destiné aux entrepreneurs du secteur technologique et aimerions discuter d’une éventuelle collaboration. Votre entreprise est une référence sur ce marché et nous pensons qu’un partenariat serait bénéfique pour les deux parties. »
Vous pouvez également :
- Utiliser LinkedIn ou vos contacts personnels.
- Contacter directement le service marketing ou communication.
- Demander des recommandations à des connaissances communes.
3. Négocier avec flexibilité et structure
Pendant les négociations, combinez ouverture d’esprit et rigueur professionnelle.
Parlez de :
- La visibilité que le partenaire obtiendra.
- L’amélioration de son image de marque.
- Votre volonté d’une coopération à long terme.
Évitez de dire :
- « Nous avons désespérément besoin d’argent. »
- « Notre intérêt prime sur le vôtre. »
Proposez des options sur mesure — elles témoignent de votre professionnalisme.
4. Formaliser les accords
Après un accord verbal, tout doit être écrit :
- Contrat de partenariat.
- Annexes avec les responsabilités de chaque partie.
- Délais pour la fourniture de documents, logos et rapports.
Respectez les délais et restez en contact : le silence après la signature détruit la confiance.
5. Entretenir des relations durables
Une négociation réussie n’est que le début du partenariat.
- Envoyez un rapport après l’événement (photos, vidéos, chiffres).
- Remerciez vos partenaires en privé et en public.
- Demandez leurs retours.
- Deux ou trois mois plus tard, proposez de nouvelles idées de collaboration.
Les marques préfèrent collaborer avec ceux qui tiennent leurs promesses et apportent une réelle valeur ajoutée.
