La préparation d'un événement est souvent perçue comme un travail en coulisses : l'équipe repère un lieu, coordonne le programme, communique avec les intervenants, vérifie le matériel, prépare les supports visuels, rassemble les fournitures et gère une multitude de tâches mineures. Généralement, tout cela reste invisible, et le public ne voit que l'annonce finale et l'événement une fois terminé.
Pourtant, la préparation peut être un puissant outil promotionnel. Le public s'intéresse non seulement au résultat, mais aussi au processus. Lorsqu'un organisateur montre comment un événement est créé, le public se sent plus impliqué. Ce n'est plus simplement une date sur le calendrier, mais une histoire qu'il a envie de suivre.
Cependant, les coulisses ne sont pas toujours efficaces. Montrer la préparation de manière décousue, sans structure ni cohérence, peut donner une impression de désorganisation. Et publier trop de détails techniques risque de lasser rapidement le public. Par conséquent, les coulisses ne doivent pas être utilisées comme une simple collection de photos et de vidéos, mais comme un élément essentiel de la communication avec le public.
Pourquoi montrer la préparation ?
L'objectif principal des coulisses est de susciter l'enthousiasme. Lorsque les gens voient régulièrement comment le lieu est préparé, qui interviendra et quels détails sont mis en œuvre, ils s'impliquent progressivement. Ils ont l'impression que l'événement a déjà commencé, même s'il est encore dans plusieurs jours ou semaines.
Ce type de contenu permet d'atteindre plusieurs objectifs.
Premièrement, il dynamise l'événement. Au lieu d'une annonce impersonnelle avec la date, le lieu et la liste des intervenants, le public découvre les personnes, l'ambiance et le processus.
Deuxièmement, il instaure la confiance. Lorsque l'organisateur montre les préparatifs, il devient évident que le travail en amont est considérable : l'équipe réfléchit aux détails, vérifie le lieu, prépare le programme et communique avec les partenaires.
Troisièmement, il rappelle l'événement sans exercer de pression directe. Inutile de dire « achetez un billet » ou « inscrivez-vous » tous les jours. Vous pouvez montrer un aperçu des préparatifs, puis rappeler discrètement à la fin que les inscriptions sont toujours ouvertes.
Quatrièmement, il permet de différencier l'événement des autres. De nombreux événements font des annonces similaires : thème, date, intervenants, lieu. Mais la préparation, l'ambiance et le fonctionnement interne sont propres à chaque événement.
Que peut-on montrer avant l'événement ?
Les coulisses n'ont pas besoin d'être compliquées. Des formats simples et clairs sont souvent les plus efficaces.
Vous pouvez montrer le lieu avant l'événement : une salle vide, une salle de réunion, une scène, un espace d'accueil, une vue depuis une fenêtre, des détails de l'intérieur. Cela aide les participants à se projeter.
Vous pouvez montrer la préparation du programme : comment l'équipe choisit les sujets, coordonne le timing, discute des différentes sections, élabore les questions pour une table ronde ou choisit un format de réseautage.
Présenter les intervenants est une bonne idée. Cela peut prendre la forme d'une courte vidéo, d'une citation, de photos des préparatifs, d'une mini-interview ou d'une simple publication expliquant pourquoi cette personne a été invitée.
Vous pouvez également présenter vos partenaires, à condition que ce soit naturel. Par exemple, le lieu, l'équipe technique, le partenaire média, le photographe, le traiteur ou la marque qui offre les cadeaux aux participants. L'important est de ne pas en faire une simple liste de logos. Il est préférable d'expliquer le rôle du partenaire dans l'événement.
Un autre format utile est le détail. Badges, sacs de bienvenue, fiches de participant, éléments de décoration, espace d'inscription, choix musical, éclairage et impression des supports : tous ces éléments donnent l'impression que l'événement a été soigneusement préparé.
Vous pouvez également mettre en valeur l'équipe. Les photos mises en scène ne sont pas nécessaires. Un cliché pris sur le vif lors d'une discussion, d'une visite des lieux ou d'une réunion finale peut suffire. L'important est que le résultat soit soigné et professionnel, et non pas une impression de désordre.
Ce qu'il vaut mieux ne pas montrer
Toutes les informations des coulisses ne sont pas utiles à la promotion. Certaines choses doivent rester confidentielles.
Évitez de montrer les conflits, le stress, les pannes, les problèmes urgents et le manque de préparation. Les organisateurs pensent parfois que cela rend le contenu plus « dynamique ». En réalité, le public risque d'avoir une impression différente : l'événement est mal organisé.
De plus, évitez de noyer les participants sous un flot de détails techniques. La plupart ne s'intéressent pas au nombre de fois où le plan de salle a été modifié, au prestataire responsable des retards ou aux raisons du déplacement du bureau d'inscription. Ils veulent savoir à quoi s'attendre et pourquoi ils devraient venir.
Attention aux contenus trop révélateurs. Montrer à l'avance l'intégralité du programme, tous les visuels, tous les cadeaux, la salle entière et toutes les activités peut réduire l'enthousiasme. Les images des coulisses doivent susciter l'intérêt, et non remplacer l'événement lui-même.
Ne publiez pas de vidéos aléatoires et de mauvaise qualité dans le seul but de créer du buzz. Un éclairage médiocre, des angles de vue peu flatteurs, des tables encombrées, des visages fatigués et des conversations internes sur l'écran : autant d'éléments qui peuvent nuire à l'image de l'événement.
Comment rendre les coulisses intéressantes ?
Le contenu des coulisses doit répondre à la question : « Pourquoi cet événement devrait-il m'intéresser ? » Si une photo n'apporte pas de réponse, elle est superflue.
Par exemple, une simple photo d'une salle vide est peu instructive. En revanche, si vous montrez cette même salle et la décrivez comme une petite discussion pour 40 personnes, avec la possibilité de poser des questions aux intervenants, cela prend tout son sens.
Une simple photo d'un ordinateur portable et d'un café n'est pas très intéressante non plus. Mais si vous préparez des questions pour une interview avec un intervenant, vous pouvez en montrer une ou expliquer le sujet que l'équipe souhaite approfondir.
De simples cartons de matériel représentent un entrepôt classique. Mais si vous expliquez qu'ils contiennent des sacs de bienvenue pour les participants ou du matériel pour un atelier pratique, la photo s'intègre parfaitement au récit.
Un bon contenu des coulisses est presque toujours construit autour du contexte. Il ne suffit pas de montrer un objet ; il faut aussi expliquer son importance pour les futurs participants.
Quels formats utiliser ?
Les stories, les courtes vidéos, les carrousels, les comptes à rebours et les brèves notes de l’équipe sont tous parfaitement adaptés aux coulisses.
Les stories sont idéales pour les moments rapides : arrivée sur les lieux, balance son, préparation des badges, accueil de l’intervenant, installation de l’espace d’accueil.
Les courtes vidéos sont parfaites pour les moments dynamiques : installation de la scène, réglage des lumières, préparation de l’espace d’inscription, visite guidée, brève allocution de l’organisateur ou de l’intervenant.
Les carrousels conviennent aux présentations plus structurées : « Comment nous préparons l’événement », « 5 détails que nous avons pensés pour les participants », « Que se passe-t-il une semaine avant l’événement ?»
Les publications sont idéales pour les messages pertinents : pourquoi nous avons choisi ce sujet, pourquoi nous avons invité un intervenant en particulier, quel est l’objectif de l’événement et quels avantages les participants en retireront.
Comment organiser le contenu avant l'événement ?
Il est préférable de ne pas tout mettre en ligne le dernier jour. Le contenu des coulisses est plus efficace lorsqu'il est diffusé progressivement.
Quelques semaines avant l'événement, vous pouvez présenter le concept, le thème, le lieu et les premiers intervenants. Cela permet au public de comprendre l'intérêt de participer.
Une ou deux semaines avant l'événement, vous pouvez montrer la préparation du programme, les partenaires, les détails du format, les questions pour les intervenants, le processus d'inscription et les informations destinées aux participants.
Quelques jours avant l'événement, les derniers détails sont pertinents : l'espace d'accueil, les badges, la préparation du matériel, les tests de l'équipement et le compte à rebours.
Le jour de l'événement, vous pouvez montrer l'installation, la réunion d'équipe, les premières images du lieu, l'inscription et l'ambiance avant l'événement. Mais il est important de ne pas se laisser absorber par le tournage et d'oublier l'événement lui-même.
Après l'événement, le contenu des coulisses peut également être utilisé. Par exemple, montrez le démontage, remerciez l'équipe, présentez un bref résumé, des photos des préparatifs et le résultat final. Cela permet de prolonger l'événement et de montrer l'ampleur du travail accompli.
Erreur : Montrer les préparatifs uniquement pour gagner en visibilité.
Le contenu des coulisses ne doit pas être publié pour le simple plaisir de publier. Il doit avoir un objectif clair : susciter l'intérêt, expliquer, instaurer la confiance, rappeler aux participants de s'inscrire, transmettre l'ambiance ou renforcer la valeur de l'événement.
Si une équipe publie des photos aléatoires chaque jour sans les relier aux avantages pour les participants, l'impact sera faible. Le public verra peut-être l'activité sans comprendre pourquoi il devrait suivre ou participer à l'événement.
Mieux vaut publier moins souvent, mais avec un message clair. Une belle photo du lieu accompagnée d'une brève explication sur le choix de l'endroit pour ce format sera plus utile que dix stories aléatoires issues de messages et de boîtes de réception.
Conclusion
Les coulisses ne se limitent pas à « montrer comment nous nous préparons ». C'est un moyen d'impliquer le public en amont de l'événement, de lui en dévoiler l'ambiance et d'en expliquer l'intérêt.
Une bonne immersion dans les coulisses ne donne pas une impression de chaos. Elle montre le processus tout en préservant le sentiment de maîtrise. Elle révèle des détails sans tout dévoiler d'un coup. Elle renforce la cohésion d'équipe sans exposer les problèmes internes.
Bien utilisé, ce format donne vie à l'événement avant même son lancement officiel. Le public voit non seulement l'affiche, mais aussi le parcours pour s'y rendre, et est donc plus enclin à y participer.
Prévoyez-vous les préparatifs de vos événements en amont ou gardez-vous tout secret jusqu'au jour J ?
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