2017 के एकेडमी अवॉर्ड्स में, ला ला लैंड को बेस्ट पिक्चर का विनर अनाउंस किया गया, और टीम स्टेज पर आई और अपनी एक्सेप्टेंस स्पीच शुरू की। लेकिन कुछ मिनट बाद, यह साफ़ हो गया कि मूनलाइट असली विनर थी। वजह आसान और लगभग अजीब थी: होस्ट वॉरेन बीटी और फेय डुनवे को गलत लिफ़ाफ़ा दिया गया था—उसमें गलत कैटेगरी का कार्ड था। PwC, जो लिफ़ाफ़ा प्रोसेस के लिए ज़िम्मेदार थी, ने ऑफिशियली माफ़ी मांगी और माना कि प्रेज़ेंटर्स को गलती से गलत लिफ़ाफ़ा मिल गया था।
सिचुएशन का मज़ेदार नेचर इसके उलट था। स्टेज पर दुनिया का सबसे प्रेस्टीजियस फ़िल्म इवेंट, टक्सीडो, लाखों व्यूअर्स और शाम का फ़ाइनल अवॉर्ड था। फिर भी गलती लगभग आम लग रही थी: "उन्होंने मुझे गलत लिफ़ाफ़ा दे दिया।" हालांकि, इसके नतीजे आम नहीं थे: गलत टीम स्टेज पर चढ़ गई, अपनी स्पीच शुरू कर दी, और फिर अवॉर्ड दूसरी टीम को लाइव ऑन एयर दे दिया।
गलतियां क्या थीं?
1. एक ज़रूरी प्रोसेस मैनुअल ट्रांसफर पर डिपेंड करता था।
भले ही पूरा सिस्टम ठीक से काम कर रहा हो, लेकिन फ़ाइनल कंट्रोल एक ही फ़िज़िकल एक्शन से जुड़ा हुआ था: सही लिफ़ाफ़ा सही समय पर सही हाथों में होना चाहिए था। यह किसी भी इवेंट के लिए एक कमज़ोर पॉइंट है।
2. तुरंत स्टॉप सिग्नल फ़ेल हो गया।
ABC न्यूज़ के मुताबिक, गलती का जल्दी पता चल गया, लेकिन उसे ठीक करने में समय लगा—इतना समय कि ला ला लैंड टीम एक्सेप्टेंस स्पीच का कुछ हिस्सा ही पूरा कर पाई। यह लाइव इवेंट के लिए एक ज़रूरी सबक है: यह जानना काफ़ी नहीं है कि कोई गलती हुई है। आपको पहले से तय प्रोटोकॉल की ज़रूरत होती है कि स्टेज पर एक्शन कौन, कैसे और कब रोकेगा।
3. रिसोर्स की नकल करने से न सिर्फ़ सुरक्षा बल्कि रिस्क भी पैदा हुआ।
सिस्टम में हर कैटेगरी के लिए दो कार्ड थे, और PwC के दो रिप्रेज़ेंटेटिव लिफ़ाफ़ों को संभालते थे। नकल का आइडिया ठीक है, लेकिन अगर बैकअप प्रोसेस को मुख्य प्रोसेस से ठीक से अलग नहीं किया गया है, तो बैकअप सेफ़्टी नेट के बजाय गलती का सोर्स बन सकता है। ABC न्यूज़ ने बताया कि PwC ने हर कैटेगरी के लिए दो कार्ड बनाए।
4. टेक्निकल रिस्क से ज़्यादा इज़्ज़त का रिस्क निकला।
गलती को असरदार तरीके से ठीक कर दिया गया। लेकिन पब्लिक पर इसका बहुत बड़ा असर पड़ा: पार्टिसिपेंट्स, होस्ट्स, ऑर्गेनाइज़र्स, कॉन्ट्रैक्टर, और सेरेमनी की सोच को नुकसान हुआ। एकेडमी ने खास तौर पर कहा कि इस गलती से ला ला लैंड और मूनलाइट टीमों का एक्सपीरियंस "बहुत ज़्यादा बदल गया"।
केस की एक खास बात
यह केस आम तौर पर "खराब ऑर्गेनाइजेशन" के बारे में नहीं है। इसके उलट, यह दिखाता है कि एक मैच्योर, महंगा और बार-बार टेस्ट किया गया सिस्टम भी लोगों, समय और प्रोटोकॉल के मेल पर होने वाले छोटे-मोटे कामों की वजह से फेल हो सकता है।
इवेंट ऑर्गेनाइज़र्स के लिए, यहाँ सबसे ज़रूरी बात यह है: पल का स्टेटस जितना ऊँचा होगा, उसे इम्प्रोवाइज़ेशन पर उतना ही कम डिपेंड होना चाहिए।
इवेंट ऑर्गेनाइज़र्स के लिए नतीजे
ज़रूरी पलों में न सिर्फ़ चेकलिस्ट बल्कि कंट्रोल पॉइंट्स की भी ज़रूरत होती है: कौन चेक करता है, कौन कन्फर्म करता है, किसके पास सीन रोकने का अधिकार है।
बैकअप प्रोसेस को मेन फ्लो से फिजिकली और प्रोसीजरली अलग किया जाना चाहिए, नहीं तो बैकअप सेट कन्फ्यूजन पैदा कर सकता है।
एक लाइव इवेंट में एक छोटा क्राइसिस प्रोटोकॉल होना चाहिए: अगर गलत नाम अनाउंस हो जाए, गलत विनर, गलत स्लाइड, गलत स्पीकर स्टेज पर आ जाए, या स्क्रिप्ट में कोई गलती हो तो क्या करें।
और सबसे ज़रूरी बात: पार्टिसिपेंट्स के गलती के बाद खराब तरीके से मैनेज किए गए पॉज़ के बजाय गलती को ही माफ करने की संभावना ज़्यादा होती है। गलतियाँ इंसानी हो सकती हैं। इसके बाद जो अफरा-तफरी मचती है, वह ऑर्गेनाइज़ेशनल होती है।
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