Collaborazioni basate sul baratto: vantaggio o lavoro extra?

Il baratto negli eventi sembra allettante: alcuni mettono a disposizione la location, altri portano il pubblico; alcuni scattano foto e girano video, altri pubblicano menzioni; alcuni aiutano con le attrezzature, altri offrono accesso a ospiti, partner o contenuti.

A volte funziona davvero, soprattutto quando entrambe le parti hanno un chiaro vantaggio reciproco: la location ottiene nuovi ospiti, l'esperto potenziali clienti, il brand ottiene contenuti e visibilità, e l'organizzatore ottiene una risorsa difficile o costosa da reperire.

Ma a volte accade il contrario. Il baratto può trasformarsi non in collaborazione, ma in lavoro inutile: un'infinità di corrispondenza, approvazioni, loghi, post, report e attese, con quasi nessun beneficio reale.

Vediamo cosa si può scambiare, quando il baratto è vantaggioso e quando è meglio evitarlo.

Cosa si può scambiare

Nel settore degli eventi, il baratto non riguarda solo lo "spazio pubblicitario". Diverse risorse possono essere scambiate.

La location.

Un ristorante, uno spazio di coworking, un hotel, una galleria o una sala conferenze possono offrire uno spazio per un evento. In cambio, ottengono un pubblico, menzioni, contenuti fotografici e video e l'opportunità di presentare i propri servizi o vendere prodotti aggiuntivi.

Pubblico.

Un partner può avere una solida community, una base di iscritti, un canale Telegram, un pubblico su LinkedIn o una community offline. Un partner di questo tipo può aiutare con le iscrizioni e attirare persone all'evento.

Contenuti.

Un fotografo, un videomaker, un designer, un blogger o un media possono creare materiale sull'evento: foto, video, interviste, brevi video, recensioni o reportage.

Competenze.

Un relatore, un moderatore, un facilitatore, un avvocato, un esperto di marketing, un esperto di risorse umane o un consulente possono presentare, condurre una sessione, una masterclass o una consulenza.

Promozione.

Questa potrebbe includere pubblicazioni sui social media, newsletter via email, inserimento sul sito web, un annuncio nella community del partner o una menzione in un poster o materiale pubblicitario.

Risorse tecniche.

Attrezzature, illuminazione, audio, banchi di registrazione, badge, stampa di materiali, una piattaforma online, un sistema di biglietteria, trasmissioni o supporto tecnico.

L'errore principale è presumere che una qualsiasi di queste risorse sia automaticamente equivalente a un'altra. Non è così. Una piattaforma per 100 persone e un singolo post nelle Storie non sono sempre equivalenti. Allo stesso modo, un'ora di intervento di un esperto di fama e un logo su un banner non sono sempre la stessa cosa.

Quando il baratto è vantaggioso

Il baratto ha senso quando entrambe le parti ricevono benefici chiari e misurabili.

Ad esempio, una location può mettere a disposizione una sala per una colazione di lavoro ristretta perché gli ospiti includono il suo pubblico di riferimento: imprenditori, responsabili delle risorse umane, investitori o clienti aziendali. In questo caso, la location non ottiene solo un "evento interno", ma anche potenziali clienti.

Oppure un fotografo può fotografare un evento gratuitamente, ottenendo in cambio il diritto di utilizzare le foto nel proprio portfolio, di essere pubblicato su riviste e di raggiungere un pubblico che potrebbe effettivamente richiedere i suoi servizi.

O ancora, un esperto può tenere una conferenza gratuitamente, ottenendo in cambio l'opportunità di presentare il proprio prodotto, raccogliere richieste di consulenza, incontrare potenziali clienti e ricevere una registrazione della presentazione per il proprio brand personale.

Un buon baratto in genere presenta tre caratteristiche:

• un valore chiaro per ciascuna parte;

• proporzionalità tra il contributo e il beneficio atteso;

• accordi specifici su tempistiche, formati e risultati.

In assenza di dettagli specifici, il baratto si basa spesso sulle aspettative. Le aspettative sono una base inadeguata per la cooperazione.

Quando il baratto crea lavoro extra

Il baratto diventa un problema quando una parte fornisce una risorsa reale, mentre l'altra promette solo "presenza".

Ad esempio, un organizzatore chiede a una location di mettere a disposizione una sala gratuitamente, promettendo in cambio un "pubblico di qualità". Ma non fornisce informazioni: chi parteciperà, quanti ospiti ci saranno, la sua solvibilità, se la location sarà rappresentata all'evento e come otterrà risultati commerciali.

Oppure, a un blogger viene offerto l'ingresso gratuito a un evento in cambio di un post, ma pretende tre articoli, un reel, un post separato, l'approvazione del testo, l'inserimento di tag in tutti i partner, un report statistico e la presenza all'intero evento. A un certo punto, non si tratta più di baratto, ma di lavoro a tempo pieno non retribuito.

Oppure, un partner tecnico fornisce l'attrezzatura, ma in seguito si scopre che ci si aspetta che si occupi dell'installazione, dello smontaggio, del personale in loco, di modifiche urgenti, di cavi aggiuntivi e di lavori che vanno oltre quanto concordato. Formalmente, si tratta di "baratto", ma in realtà è un servizio offerto gratuitamente.

Un cattivo baratto di solito si presenta così:

• molte approvazioni, ma nessun beneficio concreto;

• il volume degli obblighi aumenta con l'avanzare del progetto;

• una parte si fa carico dei costi diretti, l'altra si limita a fare promesse;

• non c'è una persona designata;

• scadenze e modalità non sono definite;

• a posteriori, è impossibile stabilire se si è ottenuto un risultato.

Questo formato non andrebbe definito collaborazione. Si tratta semplicemente di lavoro non retribuito mascherato da collaborazione.

Come capire se vale la pena accettare

Prima di accettare uno scambio, è opportuno porsi alcune domande.

Cosa stiamo dando esattamente?

Ad esempio: una sala per 4 ore, un post su Telegram, una mailing list, 30 foto modificate, una performance di 40 minuti, attrezzature o accesso alla piattaforma.

Cosa stiamo ottenendo esattamente?

Pubblico, contenuti, applicazioni, vendite, notorietà, accesso a un partner, vantaggi in termini di reputazione o l'opportunità di testare un format.

È misurabile?

Numero di registrazioni, clic, copertura, applicazioni, numero di ospiti, menzioni, contatti raccolti o codici promozionali utilizzati.

Quanto tempo richiederà?

A volte lo scambio sembra gratuito, ma richiede troppo tempo al team. Se approvazioni, design, post, coordinamento e reportistica costano più del servizio stesso, non è un buon affare.

Ci sono vantaggi in termini di reputazione?

Non tutto si può misurare in denaro. Partecipare a un evento di rilievo, collaborare con una location rinomata o entrare a far parte di una community di qualità può essere vantaggioso. Tuttavia, dovrebbe essere una decisione consapevole, non una questione di speranza, di "forse qualcosa funzionerà".

Cosa è meglio documentare in anticipo?

Anche se lo scambio è amichevole, è sempre meglio formalizzare l'accordo per iscritto. Potrebbe trattarsi di un breve accordo, una conferma via email o un elenco di termini concordati.

Dovrebbe includere:

• chi fornisce cosa;

• date e scadenze;

• ambito dei servizi o delle risorse;

• formati promozionali e di menzione;

• requisiti per loghi, link e tag;

• chi si fa carico dei costi;

• è consentito l'utilizzo di foto e video;

• cosa succede in caso di annullamento dell'evento;

• chi è responsabile del coordinamento.

Non si tratta di burocrazia inutile. È un modo per evitare situazioni in cui un partner pensa di fornire "solo la location", mentre l'altro si aspetta personale, arredi, attrezzature, acqua, registrazione e pulizia.

Esempi di un sano scambio

Sede + organizzatore.

La sede mette a disposizione una sala per 3 ore. L'organizzatore porta 50 ospiti del pubblico di riferimento, inserisce il logo della sede nell'annuncio, concede alla sede 5 minuti per un discorso di benvenuto e fornisce foto professionali dell'evento.

Esperto + Evento.

L'esperto interviene gratuitamente. L'organizzatore gli fornisce la registrazione della sua presentazione, un annuncio separato, un link al suo profilo, la possibilità di inserire un codice QR per una consulenza e una menzione nel comunicato stampa post-evento.

Media + Organizzatore.

I media pubblicano l'annuncio e la recensione dell'evento. L'organizzatore concede al media partner lo status di partner, un logo sulla pagina dell'evento, l'accesso ai relatori e contenuti esclusivi.

Partner tecnico + Conferenza.

Il partner fornisce parte dell'attrezzatura. L'organizzatore lo elenca come partner tecnico, inserisce il marchio nella sede e nei materiali e offre la possibilità di raccogliere i contatti di clienti interessati.

In tutti questi esempi, il valore è chiaro. Nessuno "sta solo aiutando". Ogni parte comprende il motivo della propria partecipazione.

Quando è meglio rifiutare?

È meglio rifiutare uno scambio di servizi se l'altra parte non è in grado di spiegare il beneficio specifico che riceverete. Frasi come "ci saranno molte persone interessanti", "vi daremo visibilità", "abbiamo un progetto promettente", "ci saranno ordini retribuiti in futuro" sono insufficienti. Possono essere vere, ma non costituiscono un'offerta commerciale.

Dovreste anche rifiutare se qualcuno vi chiede un lavoro a tempo pieno ma lo definisce un'"opportunità". Un'opportunità si ha quando si ottiene l'accesso a un pubblico, un mercato, dei contenuti o una partnership. Un lavoro gratuito senza un risultato chiaro non è un'opportunità.

Conclusione

Le collaborazioni basate sul baratto possono essere uno strumento utile per gli eventi. Aiutano a lanciare progetti con un budget ridotto, a costruire partnership, a migliorare la promozione e a creare valore aggiunto per i partecipanti.

Ma un buon baratto richiede lo stesso approccio professionale di un servizio a pagamento. È necessario capire esattamente cosa viene scambiato, quale beneficio riceve ciascuna parte e come misurare il risultato.

La domanda giusta non è se qualcosa si può fare senza denaro. La domanda giusta è: ciascuna parte riceve un valore commisurato al proprio investimento?

E per quanto riguarda te: le collaborazioni basate sul baratto contribuiscono spesso al successo del tuo evento o creano ulteriore lavoro?