A preparação de um evento é muitas vezes vista como um processo de bastidores: a equipa procura um local, coordena a programação, comunica com os oradores, verifica o equipamento, prepara os recursos visuais, reúne materiais e trata de dezenas de pequenas tarefas. Normalmente, tudo isto permanece nos bastidores, e o público vê apenas o anúncio final e o evento concluído.
Mas a preparação pode ser uma poderosa ferramenta de promoção. As pessoas interessam-se por observar não só o resultado, mas também o processo. Quando um organizador mostra como se cria um evento, o público começa a sentir-se mais próximo dele. Deixa de ser apenas uma data no calendário e passa a ser uma história que vale a pena acompanhar.
No entanto, mostrar os bastidores nem sempre resulta. Exibir os preparativos de forma caótica, sem estrutura ou significado, pode parecer desorganizado. E se publicar demasiados detalhes técnicos, o público perderá rapidamente o interesse. Por conseguinte, os bastidores devem ser utilizados não como uma coleção aleatória de fotografias e vídeos, mas como parte da comunicação com o público.
Porquê mostrar os preparativos, afinal?
O principal objetivo do conteúdo de bastidores é gerar expectativa. Quando as pessoas veem repetidamente como o local está a ser preparado, quem estará a palestrar e que detalhes estão a ser planeados, envolvem-se gradualmente. Têm a sensação de que o evento já começou, mesmo que ainda faltem vários dias ou semanas.
Este tipo de conteúdo ajuda a atingir vários objetivos.
Em primeiro lugar, torna o evento mais dinâmico. Em vez de um anúncio formal com a data, o local e a lista de oradores, o público vê as pessoas, a atmosfera e o processo.
Em segundo lugar, constrói confiança. Quando o organizador mostra os preparativos, é evidente que o trabalho por detrás do evento é evidente: a equipa está a pensar nos detalhes, a verificar o local, a preparar o programa e a comunicar com os parceiros.
Terceiro, lembra o público do evento sem pressão direta. Não é preciso dizer "compre um bilhete" ou "inscreva-se" todos os dias. Pode mostrar um fragmento dos preparativos e depois lembrá-los gentilmente no final de que as inscrições ainda estão abertas.
Quarto, ajuda a diferenciar-se de outros eventos. Muitos eventos têm anúncios semelhantes: tema, data, oradores, local. Cada evento tem a sua própria preparação, atmosfera e processos internos únicos.
O que pode ser mostrado antes do evento?
Os bastidores não têm de ser complicados. Formatos simples e claros costumam funcionar melhor.
Pode mostrar o local antes do evento: um salão vazio, uma sala de reuniões, um palco, uma área de boas-vindas, uma vista da janela, detalhes do interior. Ajuda as pessoas a imaginarem onde estarão.
Pode mostrar a preparação da programação: como a equipa seleciona os tópicos, coordena o cronograma, discute as secções, formula perguntas para um painel de discussão ou seleciona um formato de networking.
Apresentar os oradores funciona bem. Este pode ser um vídeo curto, uma citação, fotos da preparação, uma mini-entrevista ou um simples post a explicar porque é que esta pessoa foi convidada para o evento.
Também pode mostrar os parceiros, se for algo natural. Por exemplo, o local do evento, a equipa técnica, o media partner, o fotógrafo, o serviço de buffet ou a marca que prepara os brindes para os participantes. O principal é não transformar isto numa lista formal de logótipos. É melhor explicar o papel que o parceiro desempenha no evento.
Outro formato útil é o detalhe. Crachás, sacos de boas-vindas, cartões de participante, elementos de decoração, área de inscrição, seleção musical, configuração de iluminação e impressão de materiais. Estas coisas criam a sensação de que o evento foi bem planeado.
Também pode mostrar a equipe. Fotos posadas não são necessárias. Por vezes, uma foto rápida de uma discussão, inspeção do local ou reunião final será suficiente. Mas é importante que pareça organizado e profissional, e não uma confusão cansada e caótica.
O que é melhor não mostrar
Nem todas as informações de bastidores são úteis para a promoção. Algumas coisas é melhor manter dentro da equipa.
Evite mostrar conflitos, stress, falhas, problemas urgentes e falta de preparação. Por vezes, os organizadores pensam que isso torna o conteúdo "animado". Na realidade, o público pode ter uma impressão diferente: o evento está mal organizado.
Além disso, evite sobrecarregar as pessoas com detalhes técnicos. A maioria dos participantes não está interessada em saber quantas vezes a disposição dos lugares foi alterada, qual o empreiteiro que atrasou a instalação ou por que razão a mesa de inscrição teve de ser movida. Querem perceber o que esperar e por que devem comparecer.
Tenha cuidado com o conteúdo que revela demasiado. Mostrar toda a programação, todos os recursos visuais, todos os brindes, todo o salão e todas as atividades com antecedência pode diminuir a expectativa. As imagens de bastidores devem gerar interesse, não substituir o evento em si.
Não publique imagens aleatórias e de baixa qualidade apenas para causar impacto. Má iluminação, ângulos estranhos, mesas desarrumadas, rostos cansados e conversas internas no ecrã — tudo isto pode prejudicar a imagem do evento.
Como tornar os bastidores interessantes
O conteúdo de bastidores deve responder à pergunta: "Porque é que me deveria importar com este evento?" Se uma foto não ajudar a responder a esta questão, pode ser redundante.
Por exemplo, uma simples foto de um salão vazio é um conteúdo fraco. Mas se mostrar o mesmo salão e o descrever como uma pequena discussão para 40 pessoas com a oportunidade de fazer perguntas aos oradores, faz sentido.
Uma simples foto de um portátil e café também não é muito interessante. Mas se estiver a preparar perguntas para uma entrevista com um orador, pode mostrar uma pergunta ou explicar qual o tópico que a equipa deseja explorar em profundidade.
As caixas de materiais são simplesmente típicas de um armazém. Mas se explicar que contêm kits de boas-vindas para os participantes ou materiais para uma sessão prática, a foto passa a fazer parte da história.
Um bom conteúdo de bastidores é quase sempre construído em torno do contexto. Não deve apenas mostrar um objeto, mas também explicar porque é importante para os futuros participantes.
Que formatos usar?
Stories, vídeos curtos, carrosséis, posts com contagem decrescente e notas curtas da equipa são ótimos para conteúdo de bastidores.
Os Stories são excelentes para momentos rápidos: chegada ao local, teste de som, preparação dos crachás, receção do orador, organização da área de boas-vindas.
Os vídeos curtos são ótimos para momentos dinâmicos: montagem do palco, configuração da iluminação, preparação da área de inscrição, uma visita ao local, um breve discurso do organizador ou orador.
Os carrosséis podem ser utilizados para apresentações mais estruturadas: "Como preparámos o evento", "5 pormenores que pensámos para os participantes", "O que acontece uma semana antes do evento".
Os posts são mais indicados para mensagens significativas: porque escolhemos o tema, porque convidamos um orador específico, qual o objetivo do evento e que benefícios os participantes receberão.
Como organizar o conteúdo pré-evento
O ideal é não publicar tudo no último dia. O conteúdo de bastidores é mais eficaz quando distribuído ao longo do tempo.
Algumas semanas antes, pode mostrar o conceito, o tema, o local e os primeiros oradores do evento. Ajuda o público a entender por que vale a pena participar.
Uma ou duas semanas antes, pode mostrar a preparação do programa, os parceiros, os detalhes do formato, as perguntas para os oradores, o processo de inscrição e as expectativas para os participantes.
Alguns dias antes do evento, os detalhes finais funcionam bem: a área de boas-vindas, os crachás, a preparação dos materiais, os testes dos equipamentos e a contagem decrescente.
No dia do evento, pode mostrar a montagem, a reunião da equipa, as primeiras imagens do local, a inscrição e o ambiente antes do evento. Mas é importante não se concentrar totalmente nas filmagens e esquecer o evento em si.
Após o evento, o conteúdo de bastidores também pode ser utilizado. Por exemplo, mostre a desmontagem, um agradecimento à equipa, um breve resumo, fotos dos preparativos e o resultado final. Isto ajuda a prolongar a vida útil do evento e a demonstrar o trabalho investido.
Erro: Mostrar a preparação apenas para chegar a um público maior.
O conteúdo de bastidores não deve ser conteúdo por si só. Deve ter um propósito claro: envolver, explicar, construir confiança, lembrar os participantes de se inscreverem, transmitir a atmosfera ou reforçar o valor do evento.
Se uma equipa publicar fotografias aleatórias todos os dias sem as ligar aos benefícios para o participante, o efeito será fraco. O público pode ver a atividade, mas não perceber porque deve acompanhar ou participar no evento.
Menos publicações são melhores, mas com uma mensagem clara. Uma boa foto do local com uma breve explicação sobre o porquê de o local ser adequado para o formato será mais útil do que dez Stories aleatórias de mensagens e boxes.
Conclusão
Os bastidores não se resumem a "mostrar como nos preparámos". É uma forma de envolver o público no evento antecipadamente, mostrar a sua atmosfera e explicar o seu valor.
Uma boa experiência de bastidores não parece caótica. Ela mostra o processo, mas mantém uma sensação de controlo. Revela pormenores sem revelar tudo de uma vez. Aproxima a equipa sem trazer à tona problemas internos.
Se for utilizado corretamente, este formato dá vida ao evento mesmo antes do lançamento oficial. O público vê não só o cartaz, mas também o caminho até ao evento — e, por isso, tem mais hipóteses de querer participar.
Mostra os preparativos para os eventos com antecedência ou deixa tudo nos bastidores até ao dia do evento?
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