Partner und Sponsoren sind nicht nur Finanzierungsquellen, sondern ein entscheidender Bestandteil des Images einer Veranstaltung. Ein guter Partner kann Vertrauen schaffen, die Reichweite erhöhen und den Gästen Mehrwert bieten. Doch ihn zu gewinnen, ist eine Kunst. In diesem Artikel erfahren Sie, wie man erfolgreich verhandelt und vorteilhafte Partnerschaften aufbaut.
1. Vorbereitung ist 80 % des Erfolgs
Bevor Sie eine Nachricht senden oder ein Treffen vereinbaren, sollten Sie genau wissen:
- Was Sie anbieten.
- Was Sie vom Partner erwarten.
- Warum Sie für ihn interessant sind.
Erstellen Sie eine Präsentation oder ein Medienkit mit:
- Konzept der Veranstaltung.
- Zielgruppe (Alter, Interessen, Berufe).
- Potenzieller Reichweite und PR-Aktivitäten.
- Teilnahmeformen des Partners (Logos, Stände, Vorträge, Produktproben usw.).
- Sponsoringpaketen (z. B. Gold, Silber, Information).
Passen Sie jedes Angebot individuell an – das zeigt, dass Sie das Geschäft des Partners verstanden haben und gezielt Mehrwert bieten können.
2. Den Kontakt herstellen
Ihre Nachricht sollte nicht einfach nur eine Geldanfrage sein. Sie sollte kurz, klar und nutzenorientiert sein, idealerweise mit visuellen Materialien wie Präsentationen oder Videos.
Beispiel:
„Guten Tag! Wir organisieren eine große Veranstaltung für Unternehmer im IT-Bereich und würden gerne über eine mögliche Partnerschaft mit Ihnen sprechen. Ihr Unternehmen ist ein anerkannter Experte in diesem Markt, und wir glauben, dass eine Zusammenarbeit für beide Seiten vorteilhaft sein könnte.“
Sie können außerdem:
- Persönliche Kontakte oder LinkedIn nutzen.
- Direkt an die Marketing- oder PR-Abteilung schreiben.
- Empfehlungen von gemeinsamen Bekannten einholen.
3. Verhandlungen: Flexibilität und Struktur
Während der Gespräche sollten Sie Offenheit mit klarer geschäftlicher Haltung kombinieren.
Sprechen Sie darüber:
- Wie der Partner Sichtbarkeit und Reichweite erhält.
- Wie die Teilnahme sein Markenimage stärkt.
- Dass Sie auf langfristige Zusammenarbeit setzen.
Sagen Sie nicht:
- „Wir brauchen dringend Geld.“
- „Unser Vorteil ist wichtiger als Ihrer.“
Bieten Sie flexible, angepasste Konditionen – das zeigt Professionalität.
4. Vereinbarungen formalisieren
Nach einer mündlichen Einigung sollte alles schriftlich festgehalten werden:
- Partnerschaftsvertrag.
- Anhänge mit Verpflichtungen der Parteien.
- Zeitpläne für Materialien, Logos und Berichterstattung.
Halten Sie Fristen ein und bleiben Sie in Kontakt – nichts untergräbt Vertrauen so sehr wie Schweigen nach der Unterzeichnung.
5. Langfristige Beziehungen pflegen
Erfolgreiche Verhandlungen sind nur der Anfang.
- Senden Sie nach der Veranstaltung einen Bericht (Fotos, Videos, Zahlen).
- Danken Sie persönlich und öffentlich.
- Bitten Sie um Feedback.
- Schlagen Sie nach zwei bis drei Monaten neue Ideen für Kooperationen vor.
Marken arbeiten lieber mit Partnern, die Versprechen halten und echten Mehrwert schaffen.
