I partner e gli sponsor non sono solo una fonte di finanziamento, ma una parte essenziale dell’immagine di un evento. Un buon partner può generare fiducia, ampliare il pubblico e offrire valore ai partecipanti. Tuttavia, attrarli è una vera arte. In questo articolo analizziamo come negoziare e creare collaborazioni vantaggiose per entrambe le parti.
1. La preparazione è l’80% del successo
Prima di inviare un messaggio o fissare un incontro, devi avere ben chiaro:
- Cosa offri.
- Cosa ti aspetti dal partner.
- Perché sei interessante per lui.
Prepara una presentazione o un dossier che includa:
- Il concetto dell’evento.
- Il pubblico target (età, interessi, professioni).
- La copertura potenziale e le attività di PR.
- Le modalità di partecipazione del partner (loghi, stand, interventi, prodotti omaggio, ecc.).
- I pacchetti di sponsorizzazione (oro, argento, informativo).
Personalizza ogni proposta: dimostra che conosci il suo business e che hai capito le sue esigenze.
2. Come stabilire il contatto
Il messaggio non deve essere una semplice richiesta di denaro. Deve essere breve, chiaro e focalizzato sul valore reciproco, accompagnato da materiali visivi se possibile.
Esempio:
«Buongiorno. Stiamo organizzando un evento per imprenditori del settore tecnologico e ci piacerebbe esplorare una possibile collaborazione. La vostra azienda è un punto di riferimento in questo mercato e crediamo che una partnership possa essere vantaggiosa per entrambe le parti.»
Puoi anche:
- Utilizzare LinkedIn o contatti personali.
- Scrivere direttamente al reparto marketing o PR.
- Chiedere referenze a contatti comuni.
3. Negoziare con flessibilità e struttura
Durante la negoziazione, combina apertura e chiarezza professionale.
Parla di:
- Come il partner otterrà visibilità.
- Come migliorerà la sua immagine di marca.
- Il tuo interesse per una collaborazione a lungo termine.
Evita di dire:
- «Abbiamo urgentemente bisogno di soldi.»
- «Ci interessa più il nostro vantaggio che il vostro.»
Offri opzioni personalizzate — mostrano professionalità.
4. Formalizzare gli accordi
Dopo un accordo verbale, tutto deve essere messo per iscritto:
- Contratto di collaborazione.
- Allegati con obblighi e responsabilità delle parti.
- Scadenze per la consegna di materiali, loghi e report.
Rispetta i tempi e mantieni la comunicazione: il silenzio dopo la firma distrugge la fiducia.
5. Mantenere relazioni a lungo termine
Il successo della negoziazione è solo l’inizio.
- Invia un report dopo l’evento (foto, video, dati).
- Ringrazia pubblicamente e personalmente.
- Chiedi feedback.
- Dopo due o tre mesi, proponi nuove idee di collaborazione.
I brand preferiscono lavorare con chi mantiene le promesse e porta valore reale.
