Los socios y patrocinadores no son solo una fuente de financiación, sino una parte esencial de la imagen de un evento. Un buen socio puede generar confianza, ampliar el alcance del público y aportar valor a los asistentes. Sin embargo, atraerlo es todo un arte. En este artículo veremos cómo negociar y cerrar alianzas beneficiosas para ambas partes.
1. La preparación es el 80% del éxito
Antes de enviar un mensaje o concertar una reunión, debes tener claro:
- Qué ofreces.
- Qué esperas del socio.
- Por qué eres interesante para él.
Prepara una presentación o dossier que incluya:
- Concepto del evento.
- Público objetivo (edad, intereses, profesiones).
- Alcance potencial y actividades de comunicación.
- Formas de participación del socio (logotipos, stands, ponencias, obsequios).
- Paquetes de patrocinio (oro, plata, informativo).
Personaliza cada propuesta; demuestra que conoces su negocio y sus necesidades.
2. Cómo establecer contacto
Tu mensaje no debe ser solo una petición de dinero. Debe ser breve, claro y centrado en el valor mutuo, acompañado de materiales visuales si es posible.
Ejemplo:
«Buenos días. Estamos organizando un evento para emprendedores del sector tecnológico y nos gustaría explorar una posible colaboración. Su empresa es un referente en este mercado y creemos que una asociación sería beneficiosa para ambas partes.»
También puedes:
- Usar LinkedIn o contactos personales.
- Escribir directamente al departamento de marketing o relaciones públicas.
- Pedir recomendaciones a contactos comunes.
3. Negociar con flexibilidad y estructura
Durante las negociaciones, combina la apertura con una posición empresarial clara.
Habla de:
- Cómo ganará visibilidad el socio.
- Cómo mejorará su imagen de marca.
- Tu interés en una colaboración a largo plazo.
Evita decir:
- «Necesitamos dinero urgentemente.»
- «Nos importa más nuestro beneficio que el suyo.»
Ofrece opciones personalizadas — reflejan profesionalidad.
4. Formalizar los acuerdos
Tras el acuerdo verbal, todo debe documentarse:
- Contrato de colaboración.
- Anexos con obligaciones de las partes.
- Plazos para materiales, logotipos y reportes.
Cumple los plazos y mantén la comunicación: el silencio tras la firma destruye la confianza.
5. Mantener relaciones a largo plazo
El éxito en la negociación es solo el comienzo.
- Envía un informe después del evento (fotos, vídeos, cifras).
- Agradece personalmente y en público.
- Solicita comentarios.
- A los dos o tres meses, propón nuevas ideas de cooperación.
Las marcas prefieren trabajar con quienes cumplen sus promesas y aportan valor real.
