Іс-шарадағы демеушілік - бұл афишадағы логотип немесе бағдарламадағы серіктес туралы қысқа ескерту ғана емес. Ұйымдастырушы үшін бұл қатысу шарттары, құны, стендтің орналасуы, брендтің көрінуі, келіссөз мәртебесі, жауапты менеджер және қосымша уағдаластықтар маңызды болатын жеке коммерциялық өнім.

Егер мұның бәрі әртүрлі кестелерде, чаттарда және презентацияларда жүргізілсе, процесс тез арада ыңғайсыз болады. Бір стенд брондалып қойған, екіншісі келіссөз сатысында, үшіншісі ішкі мақсаттарға қажет, ал төртіншісі әлі бос болуы мүмкін, бірақ команда өзекті ақпаратты көрмеуі ықтимал. Нәтижесінде қателер, қайталанған жұмыс, артық нақтылау және әлеуетті серіктеспен байланыста тәуекелдер пайда болады.

Сондықтан ұйымдастырушыларға демеушілердің жай тізімі емес, ыңғайлы демеушілік пакеттер конструкторы қажет - ол серіктестік ұсыныстарды құрылымдап, оларды нақты уақыт режимінде басқаруға көмектеседі.

Демеушілік пакеттер конструкторы не үшін қажет

Жақсы демеушілік пакет бірнеше практикалық сұраққа жауап беруі керек:

·        серіктес не алады;

·        қатысу қанша тұрады;

·        стенд қай жерде орналасады;

·        қай орындар бұрыннан алынған;

·        қай орындар әлі бос;

·        қай стендтер келіссөз сатысында;

·        серіктес үшін қай менеджер жауапты;

·        қандай шарттар келісілген;

·        логотип, ескертпе немесе брондау күнін қосу қажет пе.

Мұндай құрылымсыз ұйымдастырушыға пакеттердің айырмашылығын тез түсіндіру қиын. Мысалы, “Алтын” пакет “Күміс” пакеттен несімен ерекшеленеді, бір стенд неге екіншісінен қымбат, басым аймақ қандай артықшылық береді және серіктеске қандай брендинг мүмкіндіктері қолжетімді.

Конструктор осы мәселені шешеді: ол демеушілікті бытыраңқы келісімдер жиынтығынан түсінікті әрі басқарылатын жүйеге айналдырады.

Демеушілік пакетке не кіруі мүмкін

Демеушілік пакеттер әдетте көріну деңгейі, стенд көлемі, орналасуы, маркетингтік мүмкіндіктері және құны бойынша ерекшеленеді.

Мысалы:

Алтын пакет

Премиум көріну, үлкен стенд, басым орналасу және кеңейтілген брендинг мүмкіндіктері.

Күміс пакет

Жақсы аймақтағы стандартты стенд, іс-шара материалдарындағы логотип және брендтің базалық қатысуы.

Қола пакет

Ықшам стенд, базалық брендинг және серіктестер аймағына қатысу.

Мұндай құрылым ұйымдастырушыға жай ғана “іс-шарадағы орынды” емес, түсінікті коммерциялық өнімді сатуға көмектеседі. Серіктеске нұсқаларды салыстыру, қатысу құндылығын бағалау және шешім қабылдау жеңілдейді.

Events.syampya.com сайтындағы демеушілермен жұмыс істеу құралы

Events.syampya.com сайтында ұйымдастырушыларға демеушілермен және серіктестермен жұмыс істеуге арналған икемделетін үлгі қолжетімді. Бұл құрал демеушілік пакеттерді, стендтерді және өзара әрекеттесу мәртебелерін нақты уақыт режимінде басқаруға көмектеседі.

Ұйымдастырушы өз бетінше:

·        демеушілік пакеттерге атау бере алады;

·        әр пакеттің сипаттамасы мен шарттарын жаза алады;

·        құнын көрсете алады;

·        валютаны таңдай алады;

·        жаңа пакет түрлерін қоса алады;

·        қажет емес пакеттерді жоя алады;

·        стендтер картасын баптай алады;

·        стендтер картасының өлшемін белгілей алады;

·        жеке стендтердің өлшемдерін көрсете алады;

·        стендтердің мәртебелерін өзгерте алады;

·        әр стенд бойынша мәлімет қоса алады;

·        серіктесті немесе демеушіні тіркей алады;

·        брондау күнін көрсете алады;

·        жауапты менеджерді тағайындай алады;

·        серіктестің логотипін қоса алады;

·        стендтер картасын жария ете алады немесе ішкі қолданыста қалдыра алады.

Бұл бірнеше серіктестік деңгейі, әртүрлі орналасу аймақтары және бірнеше компаниямен бір мезгілде белсенді келіссөздер бар іс-шаралар үшін әсіресе пайдалы.

Стендтердің шартты белгіленуі және орналасуын визуализациялау

Конструктордың бөлек артықшылығы - стендтердің орналасуы бойынша шартты белгілеу жасау мүмкіндігі. Мұндай карта міндетті түрде алаңның толық архитектуралық жоспары болуы шарт емес. Оның мақсаты - ұйымдастырушыға және әлеуетті серіктестерге түсінікті көрнекі схема беру: стендтер қай жерде орналасқан, қандай орындар бос, қайсысы алынған және қай орындар басым орналасуға ие.

Мысалы, стендтер A1, A2, A3, B1, B2 және сол сияқты белгіленуі мүмкін. Мұндай белгілеу кеңістікте тез бағдарлануға көмектеседі, әсіресе іс-шарада көрме аймағы, серіктес стендтері, тіркеу аймағы, ұйымдастырушының ішкі стенді немесе бөлек коммерциялық орындар болса.

Ұйымдастырушы стендтер картасының өлшемін реттеп, оны іс-шараның ауқымына бейімдей алады. Шағын іс-шара үшін ықшам схема жеткілікті болуы мүмкін. Ірі көрме немесе форум үшін көптеген стендтері мен аймақтары бар кеңірек құрылымды пайдалануға болады.

Сондай-ақ ұйымдастырушы жеке стендтердің арнайы өлшемдерін көрсете алады, мысалы 5x3, 3x3, 2x2 немесе нақты алаңға және іс-шараның коммерциялық логикасына сәйкес келетін басқа формат. Бұл маңызды, өйткені барлық стенд бірдей емес: біреуі үлкен болып, премиум аймақта орналасуы мүмкін, ал екіншісі ықшам болғанымен, базалық пакетке сәйкес келеді.

Мұндай визуализация түсінбеушілікті азайтады. Серіктес қандай орынды қарастырып отырғанын, оның өлшемін, мәртебесін және қай пакетке жататынын бірден түсінеді.

Стенд мәртебелері: нақты уақыт режиміндегі бақылау

Конструкторда әр стендтің ағымдағы жағдайын көрсететін мәртебелерді пайдалануға болады. Мысалы:

·        бос;

·        келіссөзде;

·        брондалған;

·        ұйымдастырушының ішкі стенді.

Бұл бірнеше тарап үшін бірдей ыңғайлы.

Ұйымдастырушы үшін - қолжетімділікті жылдам бақылау.

Сату командасы үшін - серіктестерге қандай орындарды ұсынуға болатынын түсіну.

Әлеуетті демеуші үшін - таңдалған стендтің шынымен қолжетімді екеніне сенімділік пен ашықтық.

Іс-шара командасы үшін - қолмен нақтылаулар азаяды және бір стендті екі рет сату қаупі төмендейді.

Егер мәртебе өзгерсе, ақпаратты үлгіде жаңартуға болады, ал команда ағымдағы жағдайды көреді.

Әр стенд бойынша егжей-тегжейлі ақпарат

Әр стендте жеке деректер жиынтығы болуы мүмкін:

·        стенд нөмірі;

·        аймақ;

·        өлшем;

·        басымдық;

·        демеушілік пакет түрі;

·        мәртебе;

·        ескертпелер;

·        демеуші немесе серіктес;

·        брондау күні;

·        жауапты менеджер;

·        серіктес логотипі.

Бұл стендтер картасын толыққанды жұмыс құралына айналдырады. Мысалы, команда A1 стендінің A аймағында орналасқанын, жоғары басымдыққа ие екенін, “Алтын” пакетке жататынын және нақты бір компаниямен келіссөз сатысында тұрғанын тез көре алады. Немесе B1 стенді ұйымдастырушының ішкі стенді екенін және сыртқы серіктестерге ұсынылмауы керек екенін көре алады.

Мұндай детализация іс-шарамен бірнеше команда жұмыс істегенде ерекше маңызды: сату бөлімі, маркетинг, операциялық команда, алаң координаторлары, дизайнерлер және серіктестермен жұмыс істейтін менеджерлер.

Жарияланғаннан кейін пайдаланушылар не көреді

Сайтта бекітіліп, жарияланғаннан кейін пайдаланушылар ақпараттың жария бөлігін көре алады: демеушілік стендтер туралы мәліметтер, пакеттер кестесі, стендтер картасы және орналасу туралы ақпарат.

Жария көрініс мыналарды қамтуы мүмкін:

·        валюта;

·        демеушілік пакеттер тізімі;

·        әр пакеттің сипаттамасы;

·        құны;

·        бос және алынған стендтер картасы;

·        стенд мәртебелері;

·        стендтер бойынша мәліметтер;

·        егер қосылған болса, серіктес логотиптері.

Осылайша іс-шара беті тек ақпараттық емес, коммерциялық тұрғыдан да пайдалы болады. Әлеуетті серіктес қандай қатысу нұсқалары бар екенін, пакеттердің айырмашылығын және қандай орындарды әлі қарастыруға болатынын тезірек түсінеді.

Бұл ұйымдастырушылар үшін неге маңызды

Демеушілік пакеттер конструкторы бірнеше практикалық міндетті шешуге көмектеседі.

Коммуникациядағы ретсіздікті азайту

Пакеттер, стендтер, мәртебелер және серіктестер туралы барлық ақпарат бір жерде сақталады.

Сатуды жеделдету

Шарттар, баға, стенд өлшемі және қолжетімділік түсінікті көрсетілсе, серіктеске пакетті таңдау оңайырақ болады.

Сенімді арттыру

Ашық стендтер картасы және түсінікті мәртебелер кәсіби көрінеді.

Операциялық қателерді азайту

Команда брондаулар мен келіссөздердің ағымдағы жағдайын көреді.

Ұсынысты икемді ету

Ұйымдастырушы стандартты атаулармен немесе бекітілген шарттармен шектелмейді. Нақты іс-шара форматына сай өз пакеттерін жасауға болады.

Алаңды жақсырақ басқару

Стендтердің шартты картасы, аймақтар, өлшемдер және мәртебелер іс-шараның коммерциялық логикасын ғана емес, кеңістіктік логикасын да көруге көмектеседі.

Бұл қандай іс-шаралар үшін әсіресе пайдалы

Мұндай құрал мыналарға сәйкес келеді:

·        көрмелер;

·        бизнес-форумдар;

·        конференциялар;

·        фестивальдер;

·        салалық саммиттер;

·        білім беру іс-шаралары;

·        спорттық іс-шаралар;

·        қалалық іс-шаралар;

·        серіктестік аймақтары бар іс-шаралар;

·        бірнеше демеушілік деңгейі бар іс-шаралар.

Серіктестер, стендтер және орналастыру нұсқалары неғұрлым көп болса, конструктордың құндылығы соғұрлым жоғары болады.

Қорытынды

Демеушілік - бұл жай ғана “логотип орналастыру” емес. Бұл ұйымдастырушы, серіктес және аудитория арасындағы қатынастардың жеке жүйесі. Бұл жүйе неғұрлым түсінікті болса, қатысуды сату, күтулерді басқару және процесті бақылауда ұстау соғұрлым жеңіл болады.

Events.syampya.com сайтындағы демеушілік пакеттер конструкторы ұйымдастырушыларға бұл процесті ашық, икемді және кәсіби етуге көмектеседі. Пакеттер, бағалар, шарттар, стендтер картасы, арнайы өлшемдер, мәртебелер, серіктестер, брондау күндері және логотиптер - мұның бәрін бір үлгіде жүргізіп, келіссөздер дамыған сайын жаңартуға болады.

Ұйымдастырушы үшін бұл уақытты үнемдеу.

Серіктес үшін - түсінікті ұсыныс.

Іс-шара үшін - мықтырақ коммерциялық құрылым.