किसी कार्यक्रम में प्रायोजन केवल पोस्टर पर लोगो लगाने या कार्यक्रम सूची में साझेदार का उल्लेख करने तक सीमित नहीं है। आयोजक के लिए यह एक अलग वाणिज्यिक उत्पाद है, जिसमें भागीदारी की शर्तें, लागत, स्टॉल का स्थान, ब्रांड की दृश्यता, बातचीत की स्थिति, जिम्मेदार प्रबंधक और अतिरिक्त सहमतियां महत्वपूर्ण होती हैं।

यदि यह सब अलग-अलग तालिकाओं, चैट और प्रस्तुतियों में चलाया जाता है, तो प्रक्रिया जल्दी ही असुविधाजनक हो जाती है। एक स्टॉल पहले से बुक है, दूसरा बातचीत में है, तीसरा आंतरिक उद्देश्यों के लिए चाहिए, और चौथा अभी भी उपलब्ध है, लेकिन टीम को ताजा जानकारी दिखाई नहीं दे सकती। परिणामस्वरूप गलतियां, दोहराव, अनावश्यक स्पष्टीकरण और संभावित साझेदार के साथ संवाद में जोखिम उत्पन्न हो सकते हैं।

इसीलिए आयोजकों को केवल प्रायोजकों की सूची नहीं, बल्कि एक सुविधाजनक प्रायोजन पैकेज बिल्डर चाहिए - ऐसा उपकरण जो साझेदारी प्रस्तावों को संरचित करने और उन्हें वास्तविक समय में प्रबंधित करने में मदद करता है।

प्रायोजन पैकेज बिल्डर की आवश्यकता क्यों है

एक अच्छा प्रायोजन पैकेज कई व्यावहारिक सवालों का जवाब देना चाहिए:

·        साझेदार को क्या मिलेगा;

·        भागीदारी की लागत कितनी है;

·        स्टॉल कहाँ स्थित होगा;

·        कौन से स्थान पहले से लिए जा चुके हैं;

·        कौन से स्थान अभी भी उपलब्ध हैं;

·        कौन से स्टॉल बातचीत में हैं;

·        कौन सा प्रबंधक साझेदार के लिए जिम्मेदार है;

·        कौन सी शर्तें पहले से तय हो चुकी हैं;

·        क्या लोगो, नोट या बुकिंग तारीख जोड़ने की जरूरत है।

ऐसी संरचना के बिना आयोजक के लिए पैकेजों के बीच अंतर को जल्दी समझाना मुश्किल होता है। उदाहरण के लिए, “गोल्ड” पैकेज “सिल्वर” पैकेज से कैसे अलग है, एक स्टॉल दूसरे से महंगा क्यों है, प्राथमिकता क्षेत्र से क्या लाभ मिलता है और साझेदार को कौन से ब्रांडिंग अवसर उपलब्ध हैं।

बिल्डर इस समस्या को हल करता है: यह प्रायोजन को बिखरी हुई सहमतियों के समूह से स्पष्ट और प्रबंधनीय प्रणाली में बदल देता है।

प्रायोजन पैकेज में क्या शामिल हो सकता है

प्रायोजन पैकेज आमतौर पर दृश्यता के स्तर, स्टॉल के आकार, स्थान, विपणन अवसरों और लागत के आधार पर अलग होते हैं।

उदाहरण के लिए:

गोल्ड पैकेज

प्रीमियम दृश्यता, बड़ा स्टॉल, प्राथमिकता वाला स्थान और विस्तारित ब्रांडिंग अवसर।

सिल्वर पैकेज

अच्छे क्षेत्र में मानक स्टॉल, कार्यक्रम सामग्री में लोगो और ब्रांड की बुनियादी उपस्थिति।

ब्रॉन्ज पैकेज

कॉम्पैक्ट स्टॉल, बुनियादी ब्रांडिंग और साझेदार क्षेत्र में भागीदारी।

यह संरचना आयोजक को केवल “कार्यक्रम में स्थान” बेचने के बजाय एक स्पष्ट वाणिज्यिक उत्पाद प्रस्तुत करने में मदद करती है। साझेदार के लिए विकल्पों की तुलना करना, भागीदारी के मूल्य का आकलन करना और निर्णय लेना आसान हो जाता है।

Events.syampya.com पर प्रायोजकों के साथ काम करने का उपकरण

Events.syampya.com पर आयोजकों के लिए प्रायोजकों और साझेदारों के साथ काम करने के लिए एक अनुकूलनीय टेम्पलेट उपलब्ध है। यह उपकरण प्रायोजन पैकेजों, स्टॉलों और संवाद की स्थितियों को वास्तविक समय में प्रबंधित करने में मदद करता है।

आयोजक स्वयं:

·        प्रायोजन पैकेजों को नाम दे सकता है;

·        हर पैकेज का विवरण और शर्तें लिख सकता है;

·        लागत तय कर सकता है;

·        मुद्रा चुन सकता है;

·        नए प्रकार के पैकेज जोड़ सकता है;

·        अनावश्यक पैकेज हटा सकता है;

·        स्टॉल मानचित्र को सेट कर सकता है;

·        स्टॉल मानचित्र का आकार निर्धारित कर सकता है;

·        अलग-अलग स्टॉलों के विशेष आकार बता सकता है;

·        स्टॉल की स्थितियां बदल सकता है;

·        हर स्टॉल की जानकारी जोड़ सकता है;

·        साझेदार या प्रायोजक दर्ज कर सकता है;

·        बुकिंग तारीख बता सकता है;

·        जिम्मेदार प्रबंधक नियुक्त कर सकता है;

·        साझेदार का लोगो जोड़ सकता है;

·        स्टॉल मानचित्र को सार्वजनिक कर सकता है या आंतरिक उपयोग के लिए रख सकता है।

यह उन कार्यक्रमों के लिए विशेष रूप से उपयोगी है जहां साझेदारी के कई स्तर, अलग-अलग प्लेसमेंट क्षेत्र और कई कंपनियों के साथ एक साथ सक्रिय बातचीत होती है।

स्टॉल व्यवस्था की सशर्त रूपरेखा और दृश्य प्रस्तुति

बिल्डर का एक अलग लाभ यह है कि इसमें स्टॉलों की व्यवस्था की सशर्त रूपरेखा बनाई जा सकती है। ऐसा मानचित्र स्थल का पूर्ण वास्तुशिल्प नक्शा होना आवश्यक नहीं है। इसका उद्देश्य आयोजक और संभावित साझेदारों को एक स्पष्ट दृश्य योजना देना है: स्टॉल कहाँ हैं, कौन से स्थान उपलब्ध हैं, कौन से पहले से लिए जा चुके हैं और किन स्थानों को प्राथमिकता वाला माना गया है।

उदाहरण के लिए, स्टॉल ए1, ए2, ए3, बी1, बी2 आदि के रूप में चिह्नित किए जा सकते हैं। ऐसी रूपरेखा स्थान को जल्दी समझने में मदद करती है, विशेषकर तब जब कार्यक्रम में प्रदर्शनी क्षेत्र, साझेदार स्टॉल, पंजीकरण क्षेत्र, आयोजक का आंतरिक स्टॉल या अलग वाणिज्यिक स्थान शामिल हों।

आयोजक स्टॉल मानचित्र का आकार बदल सकता है और उसे कार्यक्रम के पैमाने के अनुसार अनुकूलित कर सकता है। छोटे कार्यक्रम के लिए कॉम्पैक्ट योजना पर्याप्त हो सकती है। बड़ी प्रदर्शनी या फोरम के लिए अधिक स्टॉलों और क्षेत्रों वाली व्यापक संरचना का उपयोग किया जा सकता है।

आयोजक अलग-अलग स्टॉलों के विशेष आकार भी बता सकता है, जैसे 5x3, 3x3, 2x2 या कोई अन्य प्रारूप जो वास्तविक स्थल और कार्यक्रम की वाणिज्यिक तर्क प्रणाली के अनुरूप हो। यह महत्वपूर्ण है, क्योंकि सभी स्टॉल समान नहीं होते: एक बड़ा हो सकता है और प्रीमियम क्षेत्र में स्थित हो सकता है, जबकि दूसरा छोटा होकर भी बुनियादी पैकेज के लिए उपयुक्त हो सकता है।

ऐसी दृश्य प्रस्तुति भ्रम से बचने में मदद करती है। साझेदार तुरंत समझता है कि वह किस स्थान पर विचार कर रहा है, उसका आकार क्या है, उसकी स्थिति क्या है और वह किस पैकेज से संबंधित है।

स्टॉल स्थितियां: वास्तविक समय में नियंत्रण

बिल्डर में ऐसी स्थितियों का उपयोग किया जा सकता है जो हर स्टॉल की वर्तमान अवस्था दिखाती हैं। उदाहरण के लिए:

·        उपलब्ध;

·        बातचीत में;

·        आरक्षित;

·        आयोजक का आंतरिक स्टॉल।

यह कई पक्षों के लिए एक साथ सुविधाजनक है।

आयोजक के लिए - उपलब्धता पर त्वरित नियंत्रण।

बिक्री टीम के लिए - यह समझना कि साझेदारों को कौन से स्थान पेश किए जा सकते हैं।

संभावित प्रायोजक के लिए - पारदर्शिता और यह विश्वास कि चुना गया स्टॉल वास्तव में उपलब्ध है।

पूरी कार्यक्रम टीम के लिए - कम मैनुअल स्पष्टीकरण और एक ही स्टॉल को दो बार बेचने का कम जोखिम।

यदि स्थिति बदलती है, तो जानकारी टेम्पलेट में अपडेट की जा सकती है, और टीम वर्तमान स्थिति देख सकेगी।

हर स्टॉल की विस्तृत जानकारी

हर स्टॉल में अलग डेटा सेट हो सकता है:

·        स्टॉल नंबर;

·        क्षेत्र;

·        आकार;

·        प्राथमिकता;

·        प्रायोजन पैकेज का प्रकार;

·        स्थिति;

·        टिप्पणियां;

·        प्रायोजक या साझेदार;

·        बुकिंग तारीख;

·        जिम्मेदार प्रबंधक;

·        साझेदार का लोगो।

यह स्टॉल मानचित्र को पूर्ण कार्य उपकरण में बदल देता है। उदाहरण के लिए, टीम तुरंत देख सकती है कि ए1 स्टॉल क्षेत्र ए में है, उच्च प्राथमिकता रखता है, “गोल्ड” पैकेज से संबंधित है और अभी किसी विशिष्ट कंपनी के साथ बातचीत में है। या यह कि बी1 स्टॉल आयोजक का आंतरिक स्टॉल है और बाहरी साझेदारों को पेश नहीं किया जाना चाहिए।

ऐसी विस्तृत जानकारी विशेष रूप से तब महत्वपूर्ण है जब किसी कार्यक्रम पर कई टीमें काम कर रही हों: बिक्री, विपणन, संचालन, स्थल समन्वयक, डिजाइनर और साझेदार प्रबंधक।

प्रकाशन के बाद उपयोगकर्ता क्या देखते हैं

वेबसाइट पर स्वीकृति और प्रकाशन के बाद उपयोगकर्ता जानकारी का सार्वजनिक भाग देख सकते हैं: प्रायोजन स्टॉलों की जानकारी, पैकेज तालिका, स्टॉल मानचित्र और स्थान संबंधी विवरण।

सार्वजनिक दृश्य में शामिल हो सकता है:

·        मुद्रा;

·        प्रायोजन पैकेजों की सूची;

·        हर पैकेज का विवरण;

·        लागत;

·        उपलब्ध और भरे हुए स्टॉलों का मानचित्र;

·        स्टॉल स्थितियां;

·        स्टॉल जानकारी;

·        यदि जोड़े गए हों, तो साझेदारों के लोगो।

इस प्रकार कार्यक्रम पृष्ठ केवल सूचनात्मक नहीं, बल्कि वाणिज्यिक रूप से भी उपयोगी बन जाता है। संभावित साझेदार तेजी से समझ सकता है कि कौन से भागीदारी विकल्प उपलब्ध हैं, पैकेजों में क्या अंतर है और किन स्थानों पर अभी विचार किया जा सकता है।

यह आयोजकों के लिए क्यों महत्वपूर्ण है

प्रायोजन पैकेज बिल्डर कई व्यावहारिक कार्यों को हल करने में मदद करता है।

संचार में अव्यवस्था कम करना

पैकेजों, स्टॉलों, स्थितियों और साझेदारों की सारी जानकारी एक ही स्थान पर रहती है।

बिक्री को तेज करना

जब शर्तें, कीमत, स्टॉल का आकार और उपलब्धता स्पष्ट रूप से दिखाई देते हैं, तो साझेदार के लिए पैकेज चुनना आसान होता है।

विश्वास बढ़ाना

पारदर्शी स्टॉल मानचित्र और स्पष्ट स्थितियां पेशेवर दिखती हैं।

संचालन संबंधी गलतियां कम करना

टीम बुकिंग और बातचीत की वर्तमान स्थिति देखती है।

प्रस्ताव को लचीला बनाना

आयोजक मानक नामों या स्थिर शर्तों तक सीमित नहीं रहता। किसी विशिष्ट कार्यक्रम के प्रारूप के अनुसार अपने पैकेज बनाए जा सकते हैं।

स्थल को बेहतर ढंग से प्रबंधित करना

स्टॉलों का सशर्त मानचित्र, क्षेत्र, आकार और स्थितियां कार्यक्रम की वाणिज्यिक तर्क प्रणाली के साथ-साथ स्थानिक तर्क प्रणाली को भी देखने में मदद करती हैं।

यह किन कार्यक्रमों के लिए विशेष रूप से उपयोगी है

यह उपकरण उपयुक्त है:

·        प्रदर्शनियों के लिए;

·        व्यावसायिक फोरमों के लिए;

·        सम्मेलनों के लिए;

·        उत्सवों के लिए;

·        उद्योग सम्मेलनों के लिए;

·        शैक्षिक कार्यक्रमों के लिए;

·        खेल कार्यक्रमों के लिए;

·        शहरी कार्यक्रमों के लिए;

·        साझेदार क्षेत्रों वाले कार्यक्रमों के लिए;

·        कई प्रायोजन स्तरों वाले कार्यक्रमों के लिए।

जितने अधिक साझेदार, स्टॉल और प्लेसमेंट विकल्प होंगे, बिल्डर का मूल्य उतना ही अधिक होगा।

निष्कर्ष

प्रायोजन केवल “लोगो लगाना” नहीं है। यह आयोजक, साझेदार और दर्शकों के बीच संबंधों की एक अलग प्रणाली है। यह प्रणाली जितनी अधिक स्पष्ट होगी, भागीदारी बेचना, अपेक्षाएं प्रबंधित करना और प्रक्रिया पर नियंत्रण बनाए रखना उतना ही आसान होगा।

Events.syampya.com पर प्रायोजन पैकेज बिल्डर आयोजकों को इस प्रक्रिया को अधिक पारदर्शी, लचीला और पेशेवर बनाने में मदद करता है। पैकेज, कीमतें, शर्तें, स्टॉल मानचित्र, विशेष आकार, स्थितियां, साझेदार, बुकिंग तारीखें और लोगो - यह सब एक ही टेम्पलेट में चलाया जा सकता है और बातचीत आगे बढ़ने पर अपडेट किया जा सकता है।

आयोजक के लिए यह समय की बचत है।

साझेदार के लिए - एक स्पष्ट प्रस्ताव।

कार्यक्रम के लिए - एक मजबूत वाणिज्यिक संरचना।