इवेंट ब्रांडिंग: किसी इवेंट को यादगार कैसे बनाएं

कुछ इवेंट कुछ ही दिनों में क्यों भुला दिए जाते हैं, जबकि कुछ का लंबे समय से इंतज़ार होता है? यह हमेशा बड़े लेवल, मशहूर स्पीकर या महंगी जगह की वजह से नहीं होता। अक्सर, फ़र्क इस बात से होता है कि इवेंट की अपनी कोई पहचान है या नहीं।

जब किसी इवेंट ब्रांड की बात आती है, तो लोग आमतौर पर लोगो, कॉर्पोरेट कलर, सुंदर बैनर और सोशल मीडिया डिज़ाइन के बारे में सोचते हैं। लेकिन यह सिर्फ़ ऊपरी तौर पर दिखता है। एक असली ब्रांड इस बात से बनता है कि इवेंट दर्शकों से क्या वादा करता है, वह क्या भावनाएँ जगाता है, वह आने वालों से कैसे बात करता है, और वह क्या छाप छोड़ता है।

आइए देखें कि एक इवेंट ब्रांड क्या बनाता है और यह कैसे पक्का करें कि मेहमान सिर्फ़ तारीख और जगह से ज़्यादा याद रखें।

एक ब्रांड एक वादे से शुरू होता है

हर सफल इवेंट के पीछे एक वजह होती है कि लोग क्यों आना चाहते हैं। और वह वजह ज़रूरी नहीं कि प्रोग्राम से जुड़ी हो।

उदाहरण के लिए, एक बिज़नेस कॉन्फ्रेंस आने वालों को एक सीरियस प्रोफेशनल चर्चा और एक्सपर्ट्स तक पहुँच का वादा करती है। दूसरी कॉन्फ्रेंस इनफॉर्मल नेटवर्किंग, नए कनेक्शन और आइडिया के लेन-देन पर ज़ोर देती है। तीसरा एक ही इंडस्ट्री के लोगों की एक छोटी कम्युनिटी को एक साथ लाता है, जहाँ हर पार्टिसिपेंट एक प्रोफेशनल सर्कल का हिस्सा महसूस करता है।

तीनों इवेंट एक ही टॉपिक पर हो सकते हैं, लेकिन उन्हें पूरी तरह से अलग-अलग तरीकों से देखा जा सकता है।

इसलिए, इवेंट ब्रांड बनाते समय पहला सवाल यह है: जब लोग इसका नाम देखेंगे तो उन्हें असल में क्या उम्मीद करनी चाहिए?

यह हो सकता है:

• प्रोफेशनल कम्युनिटी तक पहुँच;

• नया ज्ञान और प्रैक्टिकल अनुभव;

• प्रेरणा और अनोखे अनुभव;

• हाई-क्वालिटी नेटवर्किंग;

• मनोरंजन और इमोशनल रिचार्ज;

• नए प्रोडक्ट, टेक्नोलॉजी या आइडिया से परिचय।

यह ज़रूरी है कि एक ही बार में सब कुछ वादा न किया जाए। अगर कोई इवेंट एक सीरियस कॉन्फ्रेंस, फेस्टिवल और मज़ेदार पार्टी बनने की कोशिश करता है, तो ऑडियंस को इसका नेचर समझने में मुश्किल हो सकती है।

एक मज़बूत ब्रांड एक साफ़ वादे के आस-पास बनता है जिसे ऑर्गनाइज़र पूरा कर पाते हैं।

माहौल लोगो से ज़्यादा ज़रूरी है

सोचिए दो इवेंट जिनमें एक ही प्रोग्राम हो और स्पीकर भी एक जैसे हों। पहले इवेंट में, मेहमानों का स्वागत फ्रेंडली स्टाफ़ करता है, रजिस्ट्रेशन जल्दी हो जाता है, जगह आसानी से ऑर्गनाइज़्ड होती है, म्यूज़िक मूड से मैच करता है, और अटेंडी आसानी से एक-दूसरे को जान जाते हैं।

दूसरे इवेंट में, वही प्रेजेंटेशन होते हैं, लेकिन रजिस्ट्रेशन में बीस मिनट लगते हैं, नेविगेशन साफ़ नहीं होता, सेशन के बीच अजीब ब्रेक होते हैं, और स्टाफ़ को आसान सवालों के जवाब नहीं पता होते।

फ़ॉर्मली, कंटेंट वही होता है। लेकिन ओवरऑल एक्सपीरियंस बिल्कुल अलग होगा।

इसलिए ब्रांड सिर्फ़ डिज़ाइनर ही नहीं बल्कि पूरी ऑर्गनाइज़िंग टीम बनाती है।

माहौल कई डिटेल्स से बनता है: लाइटिंग, साउंड, डेकोर, स्टाफ़ का व्यवहार, ज़ोन लेआउट, केटरिंग की क्वालिटी, और यहाँ तक कि मेहमानों के लिए सही कमरा ढूँढ़ना कितना आसान है।

एक अच्छा इवेंट ब्रांड इन डिटेल्स में महसूस होना चाहिए, न कि सिर्फ़ प्रमोशनल मटीरियल पर।

कम्युनिकेशन का टोन: इवेंट ऑडियंस से कैसे बात करता है

हर इवेंट की अपनी आवाज़ होती है।

कुछ इवेंट फ़ॉर्मली और रिज़र्वली कम्युनिकेट करते हैं। दूसरे लोग ह्यूमर, छोटे मैसेज, इनफॉर्मल बातें और मज़ेदार भाषा का इस्तेमाल करते हैं। कुछ और लोग एक बंद प्रोफेशनल क्लब जैसा एहसास कराते हैं। इनमें से कोई भी तरीका हर जगह सही नहीं है। ऑडियंस और इवेंट के नेचर के हिसाब से सही होना बहुत ज़रूरी है।

उदाहरण के लिए, बहुत ज़्यादा मज़ेदार मैसेजिंग किसी इंटरनेशनल इन्वेस्टमेंट फोरम के लिए ठीक नहीं लग सकती है। वहीं, रूखी कॉर्पोरेट कम्युनिकेशन किसी यूथ म्यूज़िक फेस्टिवल को कम अपीलिंग बना सकती है।

कम्युनिकेशन का टोन हर जगह साफ़ दिखता है:

• अनाउंसमेंट और प्रमोशनल पब्लिकेशन में;

• इवेंट पेज पर;

• रजिस्ट्रेशन के बाद ईमेल में;

• पार्टिसिपेंट के सवालों के जवाब में;

• प्रोग्राम में बदलाव की अनाउंसमेंट में;

• प्रेजेंटर्स की स्पीच में;

• इवेंट के बाद थैंक-यू लेटर में।

अगर ऑर्गनाइज़र इवेंट से पहले फ्रेंडली और इनफॉर्मल तरीके से बात करता है, लेकिन वेन्यू पर मेहमानों का स्वागत एक ठंडा और बहुत ज़्यादा फॉर्मल माहौल करता है, तो उम्मीदों में अंतर पैदा होता है।

कम्युनिकेशन में कंसिस्टेंसी ब्रांड को असरदार बनाने में मदद करती है।

विज़ुअल पहचान: सिर्फ़ रंगों से कहीं ज़्यादा

एक ब्रांड की विज़ुअल पहचान सच में ज़रूरी है। लेकिन इसका मकसद सिर्फ़ किसी इवेंट को सुंदर बनाना नहीं है; बल्कि दर्शकों को दूसरों के बीच उसे पहचानने में मदद करना है।

इसे पाने के लिए, बार-बार इस्तेमाल होने वाले एलिमेंट्स का इस्तेमाल करना मददगार होता है: कलर पैलेट, टाइपोग्राफी, फोटोग्राफी स्टाइल, ग्राफिक्स, प्रेजेंटेशन डिज़ाइन और नेविगेशन।

यह खासकर सालाना कॉन्फ्रेंस, फेस्टिवल और इंडस्ट्री फोरम के लिए सच है।

अगर कोई इवेंट हर साल अपना विज़ुअल स्टाइल पूरी तरह बदल देता है, तो लोगों के लिए नए इवेंट को पिछले अनुभवों से जोड़ना ज़्यादा मुश्किल हो सकता है।

हालांकि, पहचान का मतलब यह नहीं है कि डिज़ाइन वही रहना चाहिए। आप ग्राफिक्स अपडेट कर सकते हैं, डिज़ाइन के साथ एक्सपेरिमेंट कर सकते हैं और कुछ एक जैसे एलिमेंट्स बनाए रखते हुए स्टाइल को नई थीम के हिसाब से बदल सकते हैं।

एक अच्छा उदाहरण है जब आने वाले लोग किसी इवेंट का नाम पढ़ने से पहले ही उसे पोस्टर से पहचान लेते हैं।

एक ब्रांड रजिस्ट्रेशन से पहले ही बन जाता है

किसी इवेंट का पहला इंप्रेशन वेन्यू में घुसने से बहुत पहले ही बन जाता है। कोई व्यक्ति कोई पोस्ट देखता है, लिंक पर क्लिक करता है, डिस्क्रिप्शन पढ़ता है, प्रोग्राम देखता है, और देखता है कि यह उनके समय के लायक है या नहीं।

इस स्टेज पर, न सिर्फ़ डिज़ाइन बल्कि जानकारी की क्लैरिटी भी ज़रूरी है।

अगर एक प्रीमियम प्रोफ़ेशनल फ़ोरम का वादा किया गया है, लेकिन रजिस्ट्रेशन पेज ढीला-ढाला दिखता है, प्रोग्राम को आम शब्दों में बताया गया है, और ज़रूरी ऑर्गेनाइज़ेशनल डिटेल्स गायब हैं, तो भरोसा कम हो जाता है।

इसलिए, एक इवेंट पेज उसके ब्रांड का एक कीमती हिस्सा है।

उदाहरण के लिए, events.syampya.com पर कोई इवेंट पोस्ट करते समय, ऑर्गेनाइज़र को न सिर्फ़ टाइटल और तारीख पर ध्यान देना चाहिए, बल्कि डिस्क्रिप्शन, विज़ुअल डिज़ाइन और पार्टिसिपेंट की जानकारी पर भी ध्यान देना चाहिए। इन सभी चीज़ों को इवेंट का नेचर बताना चाहिए और रजिस्ट्रेशन से पहले ही सही उम्मीदें तय करनी चाहिए।

एक अच्छा इवेंट कार्ड लोगों को न सिर्फ़ यह समझने में मदद करता है कि वे कहाँ जा रहे हैं, बल्कि यह भी कि उनके लिए कैसा एक्सपीरियंस इंतज़ार कर रहा है।

ऐसा वादा न करें जो आप पूरा नहीं करेंगे

इवेंट ब्रांडिंग में सबसे बड़ी गलतियों में से एक है एडवरटाइज़िंग के वादे और असली एक्सपीरियंस के बीच का अंतर। उदाहरण के लिए, किसी इवेंट को जाने-माने एक्सपर्ट्स के साथ एक एक्सक्लूसिव मीटिंग के तौर पर मार्केट किया जाता है, लेकिन असल में यह एक मास प्रेजेंटेशन होता है जिसमें नेटवर्किंग का बहुत कम मौका होता है।

या ऑर्गनाइज़र एक्टिव नेटवर्किंग का वादा करते हैं, लेकिन प्रोग्राम इतना ज़्यादा होता है कि पार्टिसिपेंट्स को एक-दूसरे को जानने का समय ही नहीं मिलता।

या किसी फेस्टिवल को फ़ैमिली-फ़्रेंडली बताया जाता है, लेकिन उस जगह पर बच्चों वाले पेरेंट्स के लिए लगभग कोई इंफ़्रास्ट्रक्चर नहीं होता।

ऐसी कमियां ब्रांड के लिए मामूली डिज़ाइन या छोटे बजट से ज़्यादा नुकसानदायक होती हैं।

अगर ऑर्गनाइज़र एक अपनेपन वाले माहौल का वादा करता है, तो पार्टिसिपेंट्स की संख्या कम होनी चाहिए। अगर मुख्य फ़ायदा प्रैक्टिकल फ़ायदे बताए जाते हैं, तो प्रोग्राम में असली टूल्स और केस स्टडीज़ शामिल होनी चाहिए। अगर आराम का वादा किया जाता है, तो लॉजिस्टिक्स और सर्विस पर ध्यान से सोचना चाहिए।

एक ब्रांड तब मज़बूत नहीं होता जब वादा अच्छा लगता है, बल्कि तब होता है जब ऑडियंस को यकीन हो जाता है कि उस पर भरोसा किया जा सकता है।

किसी इवेंट को हर साल पहचानने लायक कैसे बनाएं

रेगुलर इवेंट्स के लिए, कंटिन्यूटी बनाए रखना खास तौर पर ज़रूरी है।

इसका मतलब यह नहीं है कि हर साल वही स्पीकर बुलाए जाएं या प्रोग्राम दोहराया जाए। बल्कि, यह बनाए रखना ज़रूरी है कि लोग क्यों वापस आते हैं।

किसी कॉन्फ्रेंस के लिए, यह चर्चाओं की खास क्वालिटी हो सकती है। किसी फेस्टिवल के लिए, यह अनोखा माहौल और म्यूज़िकल स्टाइल हो सकता है। किसी छोटे बिज़नेस क्लब के लिए, यह एक जैसी पसंद वाले लोगों से नेटवर्क बनाने का मौका हो सकता है।

कई एक जैसी चीज़ों को पहचानना मददगार होता है:

1. मेन आइडिया। इवेंट ऑडियंस को क्या वैल्यू देता है?

2. विज़ुअल कैरेक्टर। कौन सी चीज़ें इवेंट को पहचानने लायक बनाती हैं?

3. कम्युनिकेशन स्टाइल। ऑर्गनाइज़र मेहमानों से कैसे बात करता है?

4. सिग्नेचर एक्सपीरियंस। इस खास इवेंट से आने वालों को क्या मिलता है?

5. लगातार चलने वाली कम्युनिटी। लोग वापस क्यों आना चाहेंगे? कभी-कभी कोई बहुत छोटी सी डिटेल भी पहचानी जाने वाली खासियत बन जाती है: एक पारंपरिक ओपनिंग फॉर्मेट, एक अनोखा वेलकम एरिया, एक खास नेटवर्किंग सेशन, या पार्टिसिपेंट्स की आखिरी मीटिंग। खास बात यह है कि यह डिटेल इवेंट के नेचर से जुड़ी हो, न कि सिर्फ एक शानदार फोटो के लिए जोड़ी गई हो।

कैसे पता करें कि किसी इवेंट में कोई ब्रांड है

सिर्फ रजिस्ट्रेशन की संख्या से किसी ब्रांड की ताकत का पता नहीं चलता। लोग किसी खास स्पीकर, सुविधाजनक तारीख, या किसी एडवरटाइजिंग कैंपेन की वजह से टिकट खरीद सकते हैं।

दूसरे इंडिकेटर्स को देखना ज़्यादा दिलचस्प है।

क्या आने वाले लोग भविष्य के इवेंट्स में वापस आते हैं? क्या वे दोस्तों को इवेंट के बारे में बताते हैं? क्या वे बिना किसी और वजह के इसका नाम पहचानते हैं? क्या वे अगले सीज़न के न्यूज़लेटर को सब्सक्राइब करते हैं? क्या पार्टनर फिर से साथ काम करने को तैयार हैं?

इवेंट के बाद मेहमानों से कुछ आसान सवाल पूछना मददगार होता है:

• आपको सबसे ज़्यादा क्या याद रहा?

• क्या इवेंट आपकी उम्मीदों पर खरा उतरा?

• यह इवेंट दूसरों से कैसे अलग है?

• क्या आप फिर से आना चाहेंगे?

जवाब हमें यह समझने में मदद करते हैं कि ऑर्गनाइज़र जो इमेज बनाने की कोशिश कर रहा है, वह ऑडियंस के असली इंप्रेशन से मेल खाती है या नहीं।

अगर ऑर्गनाइज़र प्रोफेशनल कंटेंट को इवेंट का मुख्य फ़ायदा मानता है, लेकिन गेस्ट सिर्फ़ सुंदर वेन्यू को याद रखते हैं, तो यह पोज़िशनिंग या प्रोग्राम पर फिर से सोचने का एक कारण है।

निष्कर्ष

एक इवेंट ब्रांड सिर्फ़ एक नाम, लोगो और कॉर्पोरेट रंगों से कहीं ज़्यादा है। यह वादों, उम्मीदों और इंप्रेशन का एक कॉम्बिनेशन है जो इवेंट के प्रति ऑडियंस का नज़रिया बनाता है।

यह शुरुआती अनाउंसमेंट से शुरू होता है, रजिस्ट्रेशन के दौरान डेवलप होता है, वेन्यू के माहौल में दिखता है, और प्रोग्राम खत्म होने के बाद भी बना रहता है।

एक मज़बूत ब्रांड के लिए ज़रूरी नहीं कि बड़ा बजट हो। कंसिस्टेंसी कहीं ज़्यादा ज़रूरी है: एक साफ़ आइडिया, एक ऐसा प्रोग्राम जो उससे मैच करे, एक पहचाना जा सकने वाला कम्युनिकेशन स्टाइल, और एक रियल-वर्ल्ड एक्सपीरियंस जो ऑर्गनाइज़र के वादों को सपोर्ट करे।

आखिरकार, एक सफल इवेंट इसलिए याद नहीं किया जाता कि वह किसी खास दिन हुआ था। इसे इसलिए याद किया जाता है क्योंकि इसने एक ऐसा एक्सपीरियंस दिया जिसे लोग दोहराना चाहते हैं। कौन सी घटनाएँ आपके लिए इतनी यादगार रहीं कि आप सालों बाद भी उनके नाम या विज़ुअल स्टाइल को पहचानते हैं?