2017年のアカデミー賞授賞式で、『ラ・ラ・ランド』が作品賞受賞作として発表され、チームはステージに上がり、受賞スピーチを始めました。しかし数分後、真の受賞作は『ムーンライト』であることが明らかになりました。理由は単純で、ほとんど滑稽なものでした。司会のウォーレン・ベイティとフェイ・ダナウェイに渡された封筒が間違っていたのです。中には別の部門の受賞カードが入っていました。封筒の配布を担当していたPwCは公式に謝罪し、プレゼンターに誤った封筒が渡されたことを認めました。
この状況の滑稽さは、その対比にありました。ステージには世界で最も権威ある映画祭、タキシードを着た人々、何百万人もの視聴者、そしてその夜最後の賞が輝いていました。それにもかかわらず、ミスは「間違った封筒を渡された」という、ごくありふれたものに思えました。しかし、その結果は決してありふれたものではありませんでした。間違ったチームがステージに上がり、スピーチを始め、そして生放送中に別のチームに賞を手渡してしまったのです。
一体何が間違っていたのでしょうか？
1. 重要なプロセスが手動による受け渡しに依存していた。
システム全体は整っていたものの、最終的な管理はたった一つの物理的な動作に依存していた。つまり、適切な封筒が適切なタイミングで適切な人物の手に渡る必要があったのだ。これはあらゆるイベントにおける弱点となる。
2. 即時停止信号が機能しなかった。
ABCニュースによると、エラーはすぐに認識されたものの、修正には時間がかかり、その間に『ラ・ラ・ランド』のチームは受賞スピーチの一部を終えることができた。これはライブイベントにおける重要な教訓である。エラーが発生したことを知るだけでは不十分だ。誰が、どのように、いつステージ上の動作を停止させるかについて、事前に確立されたプロトコルが必要となる。
3. リソースの重複は、保護だけでなくリスクも生み出した。
システムには各カテゴリーごとに2枚のカードがあり、2人のPwC担当者が封筒を取り扱っていた。重複という考え方は理にかなっているが、バックアッププロセスがメインプロセスから適切に分離されていない場合、バックアップは安全網ではなく、エラーの原因となる可能性がある。 ABCニュースは、PwCが各カテゴリーごとに2枚のカードを作成したと報じた。
4. 評判リスクは技術的なリスクよりも大きかった。
エラーは効果的に修正された。しかし、その影響は甚大だった。参加者、主催者、運営者、請負業者、そして授賞式そのものに対する世間の認識までもが傷ついた。アカデミーは特に、『ラ・ラ・ランド』と『ムーンライト』のチームにとって、このエラーによって「深刻な影響を受けた」と述べている。
この事例の特異性
この事例は、一般的な意味での「組織力不足」の問題ではない。むしろ、成熟し、高額な費用をかけ、何度もテストを重ねたシステムでさえ、人、時間、そしてプロトコルが交錯する微細な行動によって失敗しうるということを示している。
イベント主催者にとって、ここから得られる重要な教訓は、その瞬間の重要度が高ければ高いほど、即興に頼るべきではないということだ。
イベント主催者への結論
重要な局面では、チェックリストだけでなく、誰が確認し、誰が承認し、誰が進行を中断する権限を持つのかといった、明確な管理ポイントが必要となる。
バックアッププロセスは、物理的にも手順的にもメインの流れから分離しておかなければなりません。そうでないと、バックアップセットが混乱を招く可能性があります。
ライブイベントでは、簡単な危機対応プロトコルを用意しておくべきです。例えば、名前の発表ミス、受賞者の間違い、スライドの間違い、登壇者の間違い、台本ミスなどが発生した場合の対処法です。
そして最も重要なのは、参加者はミスそのものよりも、ミス後の不適切な中断を許容する可能性が高いということです。ミスは誰にでも起こり得ます。しかし、その後に起こる混乱は組織的な問題です。
イベントで、面白かったり、滑稽だったり、気まずかったりした瞬間を覚えていますか？
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